AI og GDPR: persondata, der bliver i jeres cloud
I må gerne bruge AI på persondata. GDPR gælder som for al anden behandling: et formål, en hjemmel, en databehandleraftale og kun de felter, opgaven kræver. Det sikreste sted er jeres egen Azure, i en europæisk region, under de adgangsrettigheder I allerede har.
AI og GDPR: samme krav som til jeres ERP
En sprogmodel, der læser en debitorpost med et navn på, behandler persondata. Det gør jeres ERP også, og jeres mailserver. Spørgsmålet er det samme som altid: hvem behandler data, til hvad, hvor ligger de, og hvem kan se dem?
Det nye ved AI er to ting. Data sendes til en model, som en anden har bygget. Og en medarbejder kan på ti sekunder kopiere en kundeliste ind i et chatvindue, ingen har godkendt.
| Krav i GDPR | Hvad det betyder for en agent |
|---|---|
| Formål og hjemmel | Agenten har én opgave, skrevet ned. Debitoragenten bruger kontaktdata til rykkere, fordi I allerede bruger dem til det. |
| Dataminimering | Agenten ser de felter, opgaven kræver: saldo, forfaldsdato og kontaktperson. Den ser hverken CPR, løn eller noter fra HR. |
| Databehandleraftale | Med den, der kører modellen. Bygger I i Azure, er det Microsofts databehandleraftale, som følger med jeres abonnement. |
| Opbevaring og sletning | Loggen har en levetid, som jeres ejer har sat, i stedet for »for altid, fordi det var standard«. |
| Sikkerhed og adgang | Agenten logger ind med sin egen konto i Microsoft Entra ID og har kun læseadgang, hvor den ikke skal skrive. |
| De registreredes rettigheder | Beder en person om indsigt eller sletning, kan I finde vedkommende i loggen og i indekset. |
Er ChatGPT GDPR-sikkert? Det afhænger af planen
Når nogen spørger, om ChatGPT er sikkert, mener de oftest den gratis app på telefonen. Det er den, I skal holde kundedata væk fra.
| Tjeneste | Trænes der på jeres data? | Hvem styrer adgangen? |
|---|---|---|
| ChatGPT Free, Plus og Pro | Ja som standard. Den enkelte bruger kan slå det fra. | Medarbejderen selv, på en privat konto |
| ChatGPT Business og Enterprise | Nej som standard, ifølge OpenAI | Jeres administrator hos OpenAI |
| Microsoft 365 Copilot | Nej, ifølge Microsoft. Den ser det, brugeren kan se i Microsoft 365. | Jeres Microsoft 365 og Entra ID |
| Azure OpenAI i Microsoft Foundry | Nej. OpenAI har ingen adgang til jeres prompts. | I, i jeres eget Azure-abonnement |
Skal jeres data ligge i Europa, så spørg OpenAI, hvilken plan og hvilket arbejdsområde der giver det, og få svaret på skrift. Copilot og ChatGPT er sammenlignet på deres egen side.
Hvor ligger data i Azure OpenAI?
Det afhænger af, hvordan modellen er sat op, og det valg træffer I selv. Når det gælder placering, falder Microsofts udrulninger i tre grupper.
- Standard: prompts og svar behandles i den geografi, I har valgt, fx Europa.
- Data Zone EU: behandlingen sker inden for Azures EU Data Boundary. Den dækker EU-landene og kan også omfatte Norge og Schweiz.
- Global: behandlingen kan ske i alle de lande, hvor modellen findes. Den vælger vi fra, når der er persondata i spil.
Gemte data, fx filer og samtalehistorik, ligger i jeres Azure-ressource i den geografi, I har valgt, uanset typen. Modellen gemmer intet selv, og prompts bliver ikke brugt til at træne den.
En detalje hører med. Microsoft overvåger for misbrug, og ved mistanke kan et udsnit af prompts gemmes og læses af Microsoft-ansatte. For ressourcer i EØS sidder de ansatte i EØS. Behandler I følsomme data, kan I søge Microsoft om modificeret misbrugsovervågning. Så gemmes promptene ikke til gennemsyn.
Debitoragenten læser kun det, rykkeren kræver
En morgen med en debitoragent i jeres egen Azure, der læser fra Business Central. Læg mærke til felterne, den lader ligge.
Eksempel med opdigtede tal.
Ahmed læser de usikre, før noget bliver sendt. En rykker er sjældent en afgørelse i GDPR’s forstand. Princippet i artikel 22 holder vi alligevel: det, der rammer en person mærkbart, besluttes af et menneske. Hvordan det sættes op, står på siden om human in the loop.
Må medarbejdere bruge ChatGPT med kundedata?
Kun i en tjeneste, I har godkendt. Når sælgeren indsætter et tilbud med navne og priser i den gratis app på sin private konto, har I ingen databehandleraftale og ingen log. Og på den gratis plan bliver samtalen brugt til træning, medmindre sælgeren selv har slået det fra.
Et forbud alene virker sjældent, for værktøjet sparer folk en halv time. Giv dem et godkendt alternativ, der er lige så nemt.
Én godkendt tjeneste
Copilot Chat, en ChatGPT-erhvervsplan eller jeres egen chat i Azure, med login via Entra ID.
En kort regel på én side
Hvad må ind (tilbud, mails, regneark med kundedata), og hvad aldrig må (helbred, CPR, personalesager). Skrevet til folk, ikke til jurister.
En ejer
En navngiven person, der svarer på »må jeg det her?« og kigger i loggen en gang om måneden.
Opslag i stedet for kopier
Spørgsmål om jeres egne tal skal besvares fra jeres systemer og ikke fra et regneark, nogen har sat ind. Det er chat med egne data.
Skal I lave en konsekvensanalyse først?
Når behandlingen sandsynligvis giver høj risiko for de registrerede, kræver GDPR en konsekvensanalyse. Det gælder AI som alt andet. Datatilsynet har lagt en skabelon til konsekvensanalyse ved AI på sin hjemmeside, som et regneark I kan hente.
En agent, der skriver rykkerudkast fra data, I allerede har, er sjældent høj risiko. En agent, der sorterer jobansøgninger, er det næsten altid. AI-forordningen lægger sine egne krav oven i.
Jeres DPO eller advokat har sidste ord. Vi bygger, så svarene på deres spørgsmål findes: hvilke felter, hvilken region, hvilken konto og hvilken log.
Sygefravær og personalesager rører modellen aldrig
Helbredsoplysninger og personalesager bliver manuelle. Gevinsten er lille, og en fejl rammer et menneske hårdt. To andre tilfælde holder vi også navne ude:
- Når et tal er nok. Marginen pr. varegruppe kræver ingen navne på kunder, så hjernen får dem ikke.
- Når ingen kan svare på, hvem der ejer loggen. Så venter agenten, til der er et navn.
Ved første møde spørger vi, hvilke persondata opgaven rører. Er svaret »mere, end den har brug for«, starter vi med en anden opgave.
GDPR på plads fra første løsning
Vi bygger hjernen og agenterne i jeres egen Azure, sammen med jeres team. Hver agent får sin egen konto, sine felter, sin region, sin log og en navngiven ejer hos jer, før den går i drift.
Jeres DPO får en beskrivelse af databehandlingen. Det første møde er gratis, og Afklaringen har en fast pris, aftalt før vi går i gang.
Må vi bruge AI på persondata?
Ja. GDPR gælder for AI som for anden behandling. I skal have et formål, en hjemmel og en databehandleraftale, og I må kun bruge de felter, opgaven kræver. Er risikoen høj for de registrerede, skal I også lave en konsekvensanalyse.
Er ChatGPT GDPR-sikkert?
Den gratis udgave hører ikke hjemme på arbejdet. På Free, Plus og Pro kan samtaler bruges til træning, medmindre brugeren slår det fra, og I har ingen databehandleraftale. ChatGPT Business og Enterprise træner ifølge OpenAI ikke på jeres data som standard og kan administreres centralt.
Hvor ligger data i Azure OpenAI?
I den geografi, I vælger for jeres Azure-ressource. Med en standardudrulning i Europa behandles prompts og svar i den geografi. Med Data Zone EU sker det inden for Azures EU Data Boundary, som også kan omfatte Norge og Schweiz. Prompts bruges ikke til at træne modellerne, og OpenAI har ingen adgang til dem.
Må medarbejdere bruge ChatGPT med kundedata?
Kun i en tjeneste, I har godkendt, og aldrig på en privat konto. Giv dem fx Copilot Chat, en ChatGPT-erhvervsplan eller en chat i jeres egen Azure, alle med arbejdskontoen. Skriv en kort regel om, hvad der må deles, og giv den en ejer.
Er Microsoft 365 Copilot GDPR-sikkert?
Microsoft 365 Copilot er ifølge Microsoft en EU Data Boundary-tjeneste for kunder i EU. Prompts og svar bruges ikke til at træne grundmodellerne. Modeller fra Anthropic i Copilot er dog undtaget fra EU Data Boundary, så tjek, om jeres administrator har slået dem til. Copilot ser alt, brugeren har adgang til i Microsoft 365, så ryd op i delte mapper, før I slår den til.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.