Likviditetsbudget, der opdaterer sig selv hver morgen
Et likviditetsbudget viser, hvor mange penge I har på kontoen uge for uge. Det lægger indbetalinger fra debitorerne sammen med udbetalinger til leverandører, løn, moms og banken. Bygger jeres controller det i Excel en gang om måneden, er det forældet, før det er sendt. Henter I tallene fra Business Central, banken og de åbne ordrer hver morgen, har controlleren en likviditetsprognose, der passer.
Hvad er et likviditetsbudget, og hvem ejer det?
Resultatbudgettet fortæller, om I tjener penge. Likviditetsbudgettet fortæller, om der er penge på kontoen den 15., når lønnen og momsen skal betales. En virksomhed med overskud kan sagtens løbe tør for kontanter, hvis debitorerne betaler sent, og lageret binder pengene.
God likviditetsstyring starter med en ejer. Hos jer er det controlleren eller økonomichefen. Vedkommende står inde for tallene, når CFO spørger, om I kan tage den store indkøbsordre i marts.
| Linje | Hvad den dækker | Det svære ved den |
|---|---|---|
| Primo | Saldo på alle bankkonti i dag | Flere banker og flere selskaber |
| Indbetalinger | Åbne debitorposter og nye salg | Hvornår betaler debitoren reelt? |
| Webshop | Udbetalinger fra Shopify og betalingsudbydere | Gebyrer og returer trækkes fra |
| Leverandører | Åbne kreditorposter og afgivne indkøbsordrer | Ordrer, der endnu ikke er faktureret |
| Faste udgifter | Løn, husleje, moms, skat, afdrag | Datoerne bliver sjældent lagt ind i ERP |
| Ultimo | Forventet saldo pr. uge | Skal holdes op mod jeres trækramme |
Hvor kommer tallene i likviditetsprognosen fra?
Næsten alt ligger allerede spredt i jeres systemer. Controlleren bruger en halv dag på udtræk og formler, før selve vurderingen kan begynde.
- Business Central: åbne debitor- og kreditorposter, salgsordrer, indkøbsordrer og budgetposter.
- Banken: saldo og bevægelser på alle konti, også i andre selskaber og valutaer.
- Shopify eller jeres webshop: ordrer, der er betalt, men endnu ikke udbetalt.
- Lønsystemet: lønkørslerne.
- Kalenderen: momsfrister, A-skat, afdrag og de store engangsbetalinger, som kun controlleren kender.
Samler I det ét sted, i det vi kalder hjernen, kan prognosen bygges om hver nat. Så bruger controlleren sin tid på det, kun et menneske kan. Holder den store debitor sit løfte, og hvad gør I, hvis den ikke gør?
Uge 49 bliver stram. Controlleren ved det kl. 06:47
Eksempel med opdigtede navne og tal.
Agenten lægger tal sammen, og den siger til, når en uge ser stram ud. Den flytter ingen betalinger og ringer ikke til banken. Det gør controlleren, der også ejer reglerne: hvilken saldo der udløser en advarsel, og hvem der skal have den.
Business Central har en prognose. Den ser kun BC.
Business Central har en cash flow forecast indbygget, på dansk likviditetsprognoser. Den henter likvide beholdninger, åbne debitor- og kreditorposter, salgs- og indkøbsordrer, budgetposter og manuelle udgifter. I Business Central online slår I Azure AI til, så prognosen også bygger på jeres historik. Det følger med abonnementet. Prøv den, før I bygger noget.
Grænsen går ved alt det, der ligger uden for BC: mailen, hvor debitoren lover at betale fredag, og Shopify-udbetalingen, der lander tre dage efter ordren. Kører et af selskaberne i et andet system, ser prognosen det heller ikke. Azure AI-delen kræver nok historik, og ifølge Microsoft laver den ingen forudsigelse, hvis data er for tynde eller svinger meget.
En agent bygger ovenpå og henter fra både BC, banken og de andre kilder.
Hvordan forbedrer I likviditeten? Start hos debitorerne
Et likviditetsbudget viser jer, hvilken uge der bliver stram. Pengene skal findes et andet sted, og dem, der hurtigst kan frigøres, står næsten altid hos jeres debitorer.
| I dag | Med 15 færre debitordage | |
|---|---|---|
| Årsomsætning | 60 mio. kr. | 60 mio. kr. |
| Debitordage (DSO) | 55 | 40 |
| Penge hos debitorerne | 9,0 mio. kr. | 6,6 mio. kr. |
| Frigjort til jeres bank | 2,5 mio. kr. |
Ryk dagen efter forfald
En rykker, der går ud på dag 1 i stedet for dag 20, er den billigste likviditet, I kan skaffe. Det er debitoragentens job.
Match indbetalinger med det samme
Uudlignede poster gør prognosen forkert og sender rykkere til dem, der har betalt.
Se på betalingsbetingelserne
Kunder på 60 dage, som I aldrig har forhandlet med, er et lån fra jer.
Hold øje med lageret
Varer, der ikke sælger, er penge på hylden. Indkøberen skal se likviditeten, før den store ordre afgives.
At betale leverandørerne sent er en dyr måde at låne på. Start med det, I selv har til gode.
Hvor tit skal likviditetsprognosen opdateres?
Det afgør afstanden til jeres trækramme. Ligger I langt fra, er månedligt nok. Er I sæsonpræget, vokser hurtigt eller lagerkøber i store partier, skal prognosen følge med hver dag.
| Månedligt i Excel | Dagligt fra systemerne | |
|---|---|---|
| Horisont | 12 måneder | 13 uger rullende, plus 12 måneder |
| Opdateres | Efter månedsluk | Hver nat |
| Controllerens tid | En halv til en hel dag | Et kvarter med afvigelserne |
| Debitorer | Antages betalt ved forfald | Pr. debitor efter faktisk betalingsmønster |
| Når noget skrider | Opdages ved næste opdatering | Varsel samme morgen |
Den rullende 13-ugers prognose er den, I lægger på bordet hos banken, når det bliver stramt. Den lange 12-måneders version hører hjemme i ledelsesrapporteringen til bestyrelsen.
Langt til trækrammen? Så behold regnearket
Har I ét selskab, én bankkonto, få store kunder, der betaler til tiden, og masser af luft til trækrammen, så hold fast i regnearket. Det tager controlleren en time om måneden, og en agent sparer jer intet, der er værd at bygge for.
Daglig prognose giver mening med hundredvis af åbne poster, flere selskaber eller valutaer, eller en webshop med daglige udbetalinger.
Fra Excel-arket til en prognose hver morgen
På første møde, som er gratis, ser vi på jeres nuværende likviditetsbudget, og hvor controllerens timer går. I afklaringen kortlægger vi kilderne og tester, hvor godt jeres historik forudsiger betalinger. Så lægger vi en business case med fast pris, aftalt før vi går i gang.
Første løsning bygger vi med jeres team, i jeres cloud, på jeres egne tal. Controlleren ejer prognosen fra dag ét. Når I overtager, flytter controlleren selv advarselsgrænsen, når banken ændrer trækrammen.
Hvad er et likviditetsbudget?
Et likviditetsbudget viser, hvor mange penge I forventer at have på kontoen i de kommende uger og måneder. Det lægger indbetalinger fra debitorer sammen med udbetalinger til leverandører, løn, moms og afdrag. Det svarer på, om I kan betale jeres regninger, hvor resultatbudgettet svarer på, om I tjener penge.
Hvordan forbedrer vi likviditeten?
Start hos debitorerne. Ryk dagen efter forfald, match indbetalinger med det samme og forhandl betalingsbetingelser, der aldrig er blevet forhandlet. Hold derefter øje med lageret, før store indkøbsordrer bliver afgivet. Et regneeksempel: 15 færre debitordage på 60 mio. kr. i årsomsætning frigør knap 2,5 mio. kr.
Hvor tit skal likviditetsprognosen opdateres?
Ligger I langt fra trækrammen, er en månedlig opdatering nok. Er I sæsonprægede, vokser hurtigt eller køber stort ind, bør den rullende 13-ugers prognose opdateres dagligt. Henter I tallene automatisk fra systemerne, koster det ikke controlleren ekstra tid.
Hvor kommer tallene i et likviditetsbudget fra?
Fra jeres ERP, fx Business Central, kommer åbne debitor- og kreditorposter, salgsordrer og indkøbsordrer. Banken giver saldo og bevægelser, webshoppen giver kommende udbetalinger, og lønsystemet giver lønkørslerne. Moms, skat og afdrag lægges ind fra en kalender, som controlleren vedligeholder.
Kan Business Central lave en likviditetsprognose?
Ja. Business Central har indbyggede likviditetsprognoser, og i Business Central online kan I slå Azure AI til, så prognosen også bygger på jeres historik. Den ser kun data i Business Central. Bankkonti i andre systemer, webshopudbetalinger og debitorernes løfter i mailen skal hentes ind på anden vis.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.