Driftsoptimering med agenter, fra ordre til genbestilling
Driftsoptimering betyder, at jeres ordrer og indkøb kører med færre timer og færre restordrer. Med agenter sker det i de systemer, I allerede har: én agent lægger mailordrer ind i Business Central, en anden foreslår genbestillinger. Ordrekontoret og indkøberen godkender kun undtagelserne.
Ordrehåndtering: mailordrer direkte ind i Business Central
Ordrehåndtering uden tastearbejde: en ordreagent læser mails, PDF og EDI og opretter salgsordren i Business Central. Ordrekontoret tager tvivlen.
Lageroptimering i Business Central uden et nyt system
Lageroptimering på det lager, I allerede har i Business Central: find slow movers, sænk overlageret og regn lageromsætningshastigheden ud. Uden et nyt system.
Leverandørstyring: agenten jager bekræftelserne, indkøberen godkender
Leverandørstyring uden at ringe rundt: en indkøbsagent jager ordrebekræftelser, fanger prisafvigelser og tjekker fragtfakturaer. Indkøberen godkender.
Demand forecasting, der ender i en indkøbsordre
Demand forecasting med AI virker først, når prognosen ændrer indkøbsordren. Sådan regner I sæson og kampagner med, og sådan godkender indkøberen.
AI i engroshandel: ordrer, tilbud, genbestilling og debitorer
AI i engroshandel, hvor timerne faktisk går: mailordrer, tilbud ud fra prislister, genbestilling og rykkere. Fire agenter, og hvem der godkender.
Driftsoptimering: en morgen hos en grossist
Klassisk driftsoptimering starter med et procesdiagram og ender tit med et nyt system. Vi starter med de opgaver, der fylder skrivebordene hver morgen, og lader agenter tage rutinen. Sådan ser en morgen ud hos en grossist på Business Central.
Eksempel med opdigtede navne og tal.
Sara og Kasper har ikke fået et nyt system. De har fået en kø med de sager, der kræver dem, og en log over, hvad agenterne har gjort med resten.
Fem driftsopgaver, der passer til en agent
En opgave passer til en agent, når den kommer hver dag og følger en regel i de fleste sager. Undtagelserne skal én person kunne afgøre på et minut. I detail og engros er det især disse:
| Opgave | Hvor data ligger | Agentens job | Ejer hos jer |
|---|---|---|---|
| Mail- og EDI-ordrer | Indbakke, EDI-fil, Business Central | Læser ordren, slår varer og priser op, opretter salgsordren | Ordrekontoret |
| Lager og genbestilling | Business Central, Omnium, webshop | Finder varer under minimum og skriver indkøbsforslag | Indkøberen |
| Prognoser | Salgshistorik, kampagneplan, sæson | Justerer forventet salg pr. vare og uge | Indkøbschefen |
| Leverandørbekræftelser | Indkøbsordrer, leverandørmails | Rykker for bekræftelser og retter leveringsdatoer | Indkøberen |
| Restordrer | Salgsordrer, lagertal, leveringsdatoer | Giver kunderne besked og foreslår erstatningsvarer | Kundeservice eller ordrekontoret |
Driftens data ligger i Business Central, Omnium, Shopify eller Zuzana, og dem har vi arbejdet med. Agenten læser derfra gennem en data gateway og skriver kun tilbage, hvor I har givet lov.
Mailordrer og EDI direkte ind i ERP
Mange grossister får stadig en stor del af ordrerne som mail, PDF eller regneark. En medarbejder på ordrekontoret taster dem ind, linje for linje, og oversætter varenumre, som debitoren har skrevet med sine egne koder.
Det er det klassiske job for en agent. Den læser ordren uanset format, slår varen op i jeres varekartotek og opretter salgsordren i Business Central. Ordrer med ukendte varer, afvigende priser eller nye adresser går til ordrekontoret. EDI-ordrer kommer allerede struktureret ind, så dér er agentens job de ordrer, der fejler valideringen og ellers ligger og venter i en fejlkø.
Microsoft har selv en salgsordreagent i Business Central. Den læser mails i en fælles indbakke og laver tilbud, som en medarbejder godkender, før de går ud. Guiden om ordrehåndtering sammenligner den med en agent bygget på jeres egne regler og viser, hvor restordrerne passer ind.
Lager og prognoser, der ender som indkøbsforslag
Business Central har allerede genbestillingspunkter, planlægningskladder og indkøbskladder. Men parametrene blev ofte sat ved go-live og aldrig rørt siden, så indkøbsforslagene regner på leveringstider og salg, der ikke passer længere. Så holder indkøberen op med at stole på dem og bestiller fra et regneark.
- Lageragenten gennemgår minimum, maksimum og leveringstid pr. vare hver uge og foreslår rettelser. Indkøberen godkender.
- Prognoseagenten lægger kampagneplanen og sæsonen oven på salgshistorikken, så Black Friday ikke ligner en almindelig uge.
- Begge skriver forslag ind i Business Central. Ingen af dem bestiller selv over et beløb, I har sat.
Guiden om lageroptimering går i dybden med parametrene i Business Central. Guiden om demand forecasting viser, hvordan en prognose ender som en indkøbsordre og ikke som et diagram i et regneark.
Hvem jager leverandørernes bekræftelser?
En indkøbsordre uden bekræftelse er et gæt på en leveringsdato. Indkøberen ved det godt, men har sjældent tid til at skrive til 40 leverandører om ugen.
Leverandøragenten gør det. Den rykker for manglende bekræftelser, læser svaret, retter datoen i Business Central og markerer de salgsordrer, hvor en forsinkelse rammer jeres kunder. Indkøberen beholder samtalen med leverandøren, når der skal forhandles. Guiden om leverandørstyring viser, hvor grænsen går.
Engros: mange ordrelinjer og en ordre kl. 22
Engros har mange ordrelinjer, aftalepriser pr. debitor og kunder, der bestiller på mail kl. 22. Det gør branchen til et godt sted at starte. Guiden om AI i engroshandel samler ordreagenten, genbestillingen og debitoragenten fra økonomiafdelingen i én arbejdsgang.
Procesoptimering først, agent bagefter
En agent på en dårlig proces laver dårligt arbejde hurtigere. Før vi bygger, spørger vi, om trinnet overhovedet skal findes. Fire godkendelser af en indkøbsordre på 2.000 kr. er ikke en opgave til en agent. Den skal skæres ned til én.
| Fund i afklaringen | Det rigtige svar |
|---|---|
| Ordrer tastes to gange: i ERP og i lagersystemet | En integration. Ingen agent |
| Debitorernes varenumre matcher ikke jeres egne | Varereferencer i Business Central, og så en agent til resten |
| Indkøbsforslag bliver ignoreret, fordi parametrene er forkerte | Ryd op i parametrene, og lad en agent holde dem ved lige |
| Leverandørmails ligger i én persons indbakke | En fælles indbakke og en agent, der læser den |
Nogle gange er svaret en regel i Business Central eller et flow i Power Automate. Det siger vi, når det er sådan.
AI i supply chain uden et toårigt program
Søger I på AI i supply chain eller supply chain optimering, finder I platforme med kontroltårne, digitale tvillinger og licens pr. bruger. De giver mening for en koncern med fabrikker på flere kontinenter. Hos en dansk grossist eller detailkæde går timerne i indbakken og i telefonen til leverandøren.
Det samme gælder AI i logistik. Ruteplanlægning og lagerrobotter er rigtig teknologi, men den købes af fragtfirmaet og 3PL-lageret. Det, I selv kan flytte på et kvartal, er ordren, der kommer hurtigere ind, og varen, der er bestilt i tide.
Ti ordrer om dagen? Så tast dem selv
- I har ti ordrer om dagen. Så tager det kortere tid at taste dem end at vedligeholde en agent.
- Varekartoteket er i uorden: dubletter, manglende leveringstider, forkerte enheder. Ryd op først, ellers bestiller agenten forkert, bare hurtigere.
- Indkøbet er forhandling og fornemmelse, fx modetøj, der købes ind et halvt år før sæsonen. Her hjælper en prognose, men beslutningen er indkøberens.
- I er midt i et ERP-skifte. Byg agenten på det system, der står, når støvet har lagt sig.
Ser vi ingen gevinst, siger vi det på første møde. Det koster jer en time.
Fra første møde til en agent, indkøberen ejer
Første møde
Gratis. Vi hører, hvor timerne går i ordrekontoret og indkøbet, og aftaler scope for afklaringen.
Afklaring
Vi interviewer Sara, Kasper og deres kolleger, kigger i Business Central og tæller timer. I får en business case pr. agent, en liste over det, der skal forblive manuelt, og en fast pris på den første løsning.
Første løsning
Vi bygger den første agent med jeres team, i jeres egen cloud og på rigtige data. Et menneske godkender alt i starten, og en navngiven ejer har den fra dag ét.
I overtager
De næste agenter bygger I mere og mere selv. Agenterne henter regler og tal fra virksomhedens hjerne, så leveringstider og aftalepriser kun findes ét sted.
Hvert trin har en fast pris, aftalt før vi går i gang. Ingen licenser, og koden ligger i jeres repo.
Hvad er driftsoptimering?
Driftsoptimering er arbejdet med at få de daglige processer til at køre med færre timer og mindre kapital bundet på lageret. I handel handler det mest om ordrer, lager, indkøb og leverandører. Med agenter tager maskinen rutinesagerne, og en navngiven person godkender undtagelserne.
Hvad skal vores team stille med?
En person, der kender opgaven og vil eje agenten, fx en indkøber eller en fra ordrekontoret. Adgang til Business Central og de indbakker, agenten skal læse. Et par timer om ugen i opstarten til at gennemgå agentens forslag. Teknikken bygger vi sammen med jeres IT, i jeres egen cloud.
Skal vi skifte ERP for at bruge agenter i driften?
Nej. Agenterne arbejder i de systemer, I har, fx Business Central, Omnium eller Shopify. De læser gennem en data gateway og skriver kun tilbage, hvor I har givet lov. Står I midt i et ERP-skifte, så vent, til det nye system kører.
Må agenten selv sende en indkøbsordre?
Det bestemmer I. Vi starter altid med, at indkøberen godkender alt. Når agenten rammer rigtigt, kan I lade den sende ordrer under et beløb og til faste leverandører, mens resten går til godkendelse. Alle handlinger står i loggen.
Hvad er forskellen på procesoptimering og en agent?
Procesoptimering fjerner eller forenkler trinnene. En agent udfører de trin, der er tilbage. Begynder I med agenten, automatiserer I også de trin, der burde være skåret væk, så afklaringen ser på processen først.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.