Koncern på Business Central: konsolidering og intercompany
Konsolidering i Business Central samler finansposterne fra jeres selskaber i et konsolideret regnskab, også når de har forskellige kontoplaner, valutaer og miljøer. Selve sammenlægningen klarer BC. Elimineringerne er ifølge Microsoft selv en manuel proces, og det er dem, en agent kan forberede, så koncerncontrolleren kun godkender.
Hvad konsolidering i Business Central klarer selv
Start med det, I allerede har betalt for. I Business Central opretter I et tomt selskab til koncernen og sætter hvert datterselskab op som en koncernvirksomhed (Business Unit på engelsk). Så kører I Konsolider, og finansposterne lander i det konsoliderede regnskab.
Kontoplanen
Hvert selskab må have sin egen kontoplan. På hver finanskonto peger felterne Kons.debetkonto og Kons.kreditkonto på kontoen i koncernen. Står de tomme, bruger BC samme kontonummer.
Dataene
Ligger selskaberne i samme miljø, henter BC direkte fra databasen. Ligger de i forskellige miljøer på BC online, bruger I det API, Microsoft stiller gratis til rådighed. Et datterselskab på e-conomic eller et andet system kan komme med som en fil i BC’s konsolideringsformat. Den fil kan en agent bygge hver måned.
Valutaen
Hver konto får en omregningsmetode, og kurserne for kørslen står på siden for koncernvirksomhedernes valuta. Mere om det længere nede.
Ejerandelen
Ejer I 70 % af et selskab, skriver I 70 som konsolideringsprocent på koncernvirksomheden, og BC tager 70 % af hver post med.
Bagefter viser rapporten Konsolideret råbalance hver konto pr. selskab, elimineringerne og totalen. Men de interne handler står nu to gange, og ifølge Microsofts egen vejledning skal I selv finde dem, skrive kladdelinjer og bogføre elimineringerne.
Hvorfor intercompany sjældent stemmer første gang
Intercompany i BC er bygget godt. I sætter søsterselskaberne op som IC-partnere, giver dem en fælles IC-kontoplan, og når selskab DK fakturerer selskab SE, lander der en købsfaktura i SE’s IC-indbakke. Når begge sider bruger det, går det meste op.
Problemerne kommer fra alt det, der ikke går den vej. En omkostning bliver viderefaktureret i en almindelig finanskladde. Fragten bliver bogført i det ene selskab og glemt i det andet. Valutakursen er en anden på modtagerens bogføringsdato. Et eksempel: mellemregningen står med 312.000 kr. i det ene selskab og 309.400 kr. i det andet, og controlleren skal finde de 2.600 kr., før koncernregnskabet kan lukke.
| Differencen | Hvor den kommer fra | Hvad agenten gør |
|---|---|---|
| Faktura sendt, ikke modtaget | Dokumentet ligger stadig i IC-indbakken hos søsterselskabet, eller det blev afvist. | Finder dokumentet, viser hvor det står, og giver bogholderen i det modtagende selskab besked. |
| Bogført uden IC | En viderefakturering gik gennem en almindelig kladde eller en almindelig debitor. | Matcher posten med modposten i det andet selskab på beløb, dato og tekst og foreslår den som et par. |
| Kursdifference | Selskaberne har bogført samme faktura på hver sin dag og kurs. | Regner differencen ud og foreslår en kursregulering, når den ligger under jeres grænse. |
| Periodeforskel | Varerne er sendt 30. september og modtaget 2. oktober. | Markerer parret som varer i transit, så det ikke bliver elimineret som en fejl. |
| Ukendt difference | Ingen modpost, ingen forklaring. | Sender den til koncerncontrolleren med de poster, den har kigget på. |
Koncernlukningen, når agenten har forberedt den
Eksempel med opdigtede tal.
Agenten bogfører ikke. Den lægger kladden klar og skriver ved hver linje, hvilke poster den bygger på. Louise er koncerncontroller. Hun bruger morgenen på fire differencer og en kladde, hun kan læse, ikke to dage i Excel.
Valuta og OSS-moms i en koncern med flere lande
Har jeres selskaber hver sin valuta, bestemmer omregningsmetoden på hver finanskonto, hvilken kurs BC bruger. Microsofts vejledning skelner mellem disse:
| Metode i BC | Typisk til | Hvad I skal holde øje med |
|---|---|---|
| Gennemsnitskurs (manuel) | Resultatopgørelsen | I beregner selv gennemsnittet for perioden og skriver det ind pr. selskab. |
| Ultimokurs | Balancen | Kører I en periode igen, kan I hente den gamle kørsels kurser frem. |
| Historisk kurs | Poster, der skal stå til kursen på transaktionsdagen | Aftal med revisor, hvilke konti der skal stå til historisk kurs, før første kørsel. |
| Sammensat kurs | Overført resultat | Perioden omregnes til gennemsnitskurs og lægges til den saldo, der står i koncernen. |
| Egenkapitalkurs | Egenkapitalen | Som sammensat kurs, men differencerne bogføres på egne konti. |
Agenten henter kurserne, regner gennemsnittet ud efter jeres metode og lægger dem klar på siden for koncernvirksomhedernes valuta. Controlleren ser kurserne, før kørslen starter, side om side med sidste måneds.
Momsen er en anden opgave. Sælger et selskab i EU til private i andre EU-lande for over 10.000 euro om året, skal momsen betales i køberens land. Med OSS-ordningen angiver selskabet den moms ét sted i stedet for at momsregistrere sig i hvert land. Grænsen gælder pr. virksomhed, så hvert selskab skal følges for sig. En agent kan holde salget pr. land op mod grænsen hver uge og samle OSS-grundlaget, men angivelsen sender bogholderen. Tjek fristerne og reglerne på skat.dk, de ændrer sig oftere end jeres kontoplan.
Hvem godkender elimineringerne?
Koncerncontrolleren, og ingen andre. Agenten har én opgave: at gøre koncernlukningen klar til hende. Før den går i drift, aftaler vi reglerne med hende og med økonomichefen:
- Agenten må læse finansposter, IC-indbakker og kurser i alle selskaber. Den må ikke bogføre.
- Kursdifferencer under en fast grænse må den foreslå som regulering. Over grænsen går de til controlleren.
- Poster uden modpost bliver aldrig elimineret automatisk.
- Nye konti i et datterselskab uden kontotilknytning stopper kørslen, indtil nogen har taget stilling.
- Hver linje har en begrundelse, og alt logges med controlleren som ejer.
Agenten kører i jeres egen cloud og kender koncernen fra hjernen. Den ved, hvem der ejer hvad, og at selskab NO altid bogfører fragten for sent. Når de tal er lukket, går de videre til ledelsesrapporteringen og til jeres dataplatform, så bestyrelsen ser den samme koncern, som controlleren har godkendt.
En af os har selv bygget bestyrelsesrapportering for en dansk detailvirksomhed med seks selskaber på 16 markeder. Timerne gik i mellemregningerne mellem selskaberne.
To danske selskaber klarer sig med BC alene
Har I to selskaber i samme valuta og en håndfuld interne fakturaer om måneden? Så brug IC-funktionen konsekvent, kør Konsolider og skriv de få elimineringer selv. En agent er spildt her.
Den betaler sig, når I har flere lande, flere valutaer og mange interne varehandler. Og en controller, der bruger de første dage af hver måned på at jagte differencer i stedet for at forklare tallene.
Hvordan konsoliderer vi flere selskaber i Business Central?
I opretter et tomt koncernselskab og sætter hvert datterselskab op som koncernvirksomhed. På datterselskabernes finanskonti angiver I koncernkontoen og omregningsmetoden. Så kører I Konsolider, og BC henter posterne fra databasen, via API fra andre miljøer eller som fil fra andre systemer.
Hvordan afstemmer vi intercompany automatisk?
BC’s IC-funktion opretter modbilaget i søsterselskabet, når begge sider bruger den. Det, der er bogført uden om, kan en agent parre på beløb, dato og tekst og foreslå som par. Kursdifferencer under jeres grænse foreslår den som regulering, og resten sender den til controlleren med begrundelse.
Eliminerer Business Central intercompany automatisk?
Nej. Microsoft skriver selv, at konsolideringselimineringer er en manuel proces. I finder de interne poster, skriver kladdelinjer og kan køre rapporten G/L Consolidation Eliminations som prøve, før I bogfører. Det forarbejde kan en agent lave, så controlleren kun godkender.
Hvad med valuta og OSS-moms i flere lande?
I BC får hver finanskonto en omregningsmetode, typisk gennemsnitskurs på resultatopgørelsen og ultimokurs på balancen. OSS-moms gælder salg til private i andre EU-lande over 10.000 euro om året, og grænsen følges pr. selskab. En agent kan samle grundlaget pr. land, men bogholderen sender angivelsen.
Hvem godkender elimineringerne?
Koncerncontrolleren. Agenten lægger elimineringskladden klar med en begrundelse pr. linje og kører prøverapporten, men den bogfører ikke. Poster uden modpost bliver aldrig elimineret automatisk, og alt står i en log med en navngiven ejer.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.