AI i engroshandel: ordrer, tilbud, genbestilling og debitorer
AI i engroshandel giver mest dér, hvor jeres folk taster det samme hver dag. Det er ordrer fra mail og PDF, tilbud ud fra prislister og lager, genbestilling og rykkere. Hver opgave får sin egen lille agent, der arbejder i Business Central. Sælgeren, indkøberen og bogholderen godkender det usikre og får resten af dagen tilbage.
Hvor giver AI i engroshandel flest timer tilbage?
En grossist lever af mange ordrer med lille margin. En stor del af dagen går med at flytte tal fra én skærm til en anden. Ordren kommer som PDF, tilbuddet skal regnes på en prisaftale, lageret skal tjekkes, og fakturaen skal rykkes efter 30 dage. Ingen af opgaverne er svære. Der er bare mange af dem.
| Agent | Job | Hvem godkender |
|---|---|---|
| Ordreagent | Læser ordrer fra mail, PDF og webshop og lægger dem i Business Central | Ordrebehandleren tager dem, der ikke matcher |
| Tilbudsagent | Regner tilbud ud fra prisaftaler, lager og leveringstid | Sælgeren, før tilbuddet går ud |
| Indkøbsagent | Foreslår genbestillinger og jagter leverandørbekræftelser | Indkøberen godkender indkøbsordren |
| Debitoragent | Matcher indbetalinger og sender rykkere | Bogholderen tager de usikre |
Hver agent har ét job. De henter deres viden fra hjernen, hvor ERP, indbakke, prislister og bank er samlet. Ingen af dem er en stor robot, der »styrer forretningen«, og det er med vilje. Små agenter kan I forstå, teste og slukke én ad gangen.
En morgen hos en grossist med fire agenter
Eksempel med opdigtede navne og tal.
Læg mærke til kl. 07:01. Agenterne arbejder på de samme data. Når debitoragenten ser, at en debitor er over kreditgrænsen, ved ordreagenten det også. Med separate værktøjer opdager I det først, når varen er kørt.
Kan en AI-agent regne tilbud på prisliste og lager?
Ja. Et tilbud i engroshandel er sjældent kreativt arbejde. Det er et opslag i en prisaftale, en rabatgruppe, en lagerstatus og en leveringstid, plus et skøn over, hvor langt I vil gå på prisen.
Læs forespørgslen
Agenten læser mailen eller det vedhæftede regneark og finder varerne i Business Central, også når debitoren skriver sit eget varenummer eller »samme som sidst«.
Regn prisen
Prisen kommer fra debitorens prisaftale og rabatgruppe. Har en vare ingen aftale, foreslår agenten en pris ud fra kostpris, jeres margingrænse og det, debitoren har betalt før.
Tjek lager og levering
Agenten ser, hvad der står på lager, hvad der er i bestilling hos leverandøren, og hvornår det kan sendes. Leveringsdatoen i tilbuddet er en, I kan holde.
Sælgeren godkender
Tilbud under margingrænsen, over et beløb eller til en ny debitor ligger klar som udkast med en kort begrundelse. Sælgeren retter og sender.
Ved prisestimering skal reglerne være helt konkrete. Agenten må gerne foreslå en pris på en vare uden aftale. Den må aldrig selv give rabat ud over jeres grænse. Den grænse sætter salgschefen, og den står i loggen ved hvert tilbud.
Microsoft har også en Sales Order Agent i Business Central. Den læser forespørgsler fra en mail og fra vedhæftede PDF-filer, laver et salgstilbud og kan gøre det til en ordre. Den understøtter dansk, og forbruget afregnes i Copilot Credits. Prøv den, hvis jeres priser og rabatter allerede ligger i Business Central. Har I prisaftaler i et andet system, mange særpriser eller en margingrænse, sælgeren skal kunne forklare, bygger vi agenten på jeres egne regler.
EDI-ordrer kører allerede. Mailordrerne koster timerne.
De store kæder sender EDI, og de ordrer lander i Business Central, uden at nogen rører dem. Problemet er resten. Den lokale forhandler sender en PDF, installatøren skriver i mailens brødtekst, og en ordre kommer som et foto af en seddel. Det er dem, ordrebehandleren taster.
Ordreagenten læser dem, finder debitor og varer og lægger ordren ind. Når noget ikke stemmer, ligger ordren klar til en person sammen med det, agenten er i tvivl om. Detaljerne står under ordrehåndtering.
Genbestilling, hvor indkøberen godkender i stedet for at taste
Business Central har genbestillingspunkter og indkøbskladder. Mange grossister satte dem op for år tilbage og stoler ikke længere på tallene, så indkøberen regner i Excel ved siden af. Indkøbsagenten læser salget, sæsonen og leverandørens leveringstid, foreslår antal og lægger forslaget i indkøbskladden.
Indkøberen ser forslaget med begrundelse og godkender. Agenten sender ordren og følger op, til leverandøren har bekræftet pris og dato. Bekræftelserne går vi i dybden med under leverandørstyring.
B2B-debitorer kræver mere end en rykker
I engroshandel køber debitorerne på kredit, og nogle af dem er jeres største. Debitoragenten matcher indbetalinger, også dem med forkert fakturanummer, og sender rykkere efter jeres skabelon. Den holder øje med kreditgrænser og giver salg besked, før en ordre bliver sendt til en debitor, der ikke betaler.
Jeres største kunder rykker agenten aldrig selv. Den lægger et udkast til bogholderen, som ofte vælger at ringe. Resten af forløbet står under debitorstyring.
Hvilken agent skal en grossist starte med?
Start dér, hvor I kan tælle timerne og se fejlene.
| Hvis I har | Start med |
|---|---|
| Mange ordrer på mail og PDF og ordrebehandlere, der taster | Ordreagenten |
| Sælgere, der bruger formiddagen på tilbud på standardvarer | Tilbudsagenten |
| Høj lagerbinding eller hyppige restordrer | Indkøbsagenten |
| Lang DSO og en bogholder, der rykker fra en Excel-liste | Debitoragenten |
Fylder mailordrerne, er ordreagenten det bedste første valg, fordi den viser sit resultat samme dag: ordrerne står i systemet kl. 7 i stedet for kl. 11. Den tvinger jer også til at rydde op i varenumre, og det har de næste agenter gavn af.
30 ordrer om dagen via EDI? Spar agenten
Har I 30 ordrer om dagen, og kommer de fleste via EDI eller jeres B2B-webshop, er der lidt at hente på ordrer. Er jeres stamdata i Business Central så rodede, at ordrebehandleren retter varenumre på hver anden linje, skal I rydde op først. En agent kopierer rodet hurtigere, end et menneske gør.
Tilbud på projekter, hvor sælgeren skal læse en tegning og forhandle med en entreprenør, skal blive hos sælgeren.
Start med den indbakke, der fylder mest
Første møde er gratis. Vi ser på jeres indbakke, jeres ordrelinjer og hvor timerne går. I afklaringen taler vi med ordrebehandleren, sælgeren og indkøberen og lægger en business case pr. agent med fast pris, aftalt før vi går i gang.
Første løsning bygger vi med jeres team, i jeres egen cloud, på jeres Business Central. Den har en navngiven ejer fra dag ét. Når I overtager, hæver salgschefen selv margingrænsen, når en prisaftale bliver genforhandlet. Vi har arbejdet med Business Central, Shopify og DynamicWeb, men agenten bygges på jeres systemer.
Hvor giver AI-agenter mest i en engrosvirksomhed?
Dér, hvor jeres folk taster det samme hver dag: ordrer fra mail og PDF, tilbud ud fra prisaftaler, genbestilling og rykkere. Hver opgave får sin egen agent, og en person hos jer godkender det, agenten er i tvivl om. EDI-ordrer kører som regel allerede automatisk, så dér skal I ikke starte.
Kan en agent lave tilbud ud fra prislister og lager?
Ja. Agenten læser forespørgslen, finder varerne i Business Central, regner prisen ud fra debitorens prisaftale og tjekker lager og leveringstid. Tilbud under jeres margingrænse eller til nye debitorer ligger klar som udkast, som sælgeren godkender, før de går ud.
Hvilken agent skal vi starte med?
Start med den opgave, hvor I kan tælle timerne. For mange grossister er det ordrer fra mail og PDF, fordi resultatet kan ses samme dag. Har I lang DSO, er debitoragenten et bedre første valg, og har I høj lagerbinding, er det indkøbsagenten.
Kan Business Central selv tage ordrer fra mail?
Ja, med Microsofts Sales Order Agent. Den læser forespørgsler i en mail og vedhæftede PDF-filer, laver altid et salgstilbud først og kan gøre det til en ordre. Den understøtter dansk og afregnes i Copilot Credits. Den passer bedst, når jeres priser og rabatter ligger i Business Central. Har I særpriser, prisaftaler i andre systemer eller mange formater, bygger I en agent på jeres egne regler.
Skal vi have et nyt system for at bruge AI i engroshandel?
Nej. Agenterne arbejder i det Business Central, I har, og kører i jeres egen cloud. I betaler ikke licenser til et nyt system, og koden og reglerne er jeres.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.