Shopify og Business Central: hvor connectoren stopper

Hvad Shopify-connectoren i Business Central faktisk gør

Start med den. Connectoren følger med Business Central online, Microsoft vedligeholder den, og koden ligger åbent på GitHub. Den findes ikke til Business Central on-premises.

Synkroniseringen kører i baggrunden via opgavekøen, og hver butik har sit eget butikskort med egne varer, lokationer og prislister. Til én butik og ét selskab er det en solid Shopify ERP-integration.

Hvor den stopper med flere selskaber og markeder

Data i Business Central ligger pr. selskab. Butikskortet sættes op i ét selskab, og ordrerne lander der. Sælger I med Shopify Markets til Danmark, Sverige og Tyskland fra én butik, men har et selskab pr. land, skal I bestemme, hvor salget hører hjemme.

Valuta har Microsoft løst. Sæt valutahåndteringen på butikskortet til den valuta, køberen betalte i ved checkout, så følger salgsordren betalingen. Bruger I butikkens valuta, opstår små differencer. Microsofts eget eksempel er en tysk ordre på 13,95 EUR, der bliver til et salg på 409,53 DKK, mens betalingen står til 409,48 DKK.

• Hvilket selskab ejer salget til hvert marked?
• Hvor ligger lageret, og hvem fakturerer hvem internt?
• Hvem ser omsætning og dækningsbidrag pr. marked for alle butikker og selskaber samlet?
• Hvem opdager, at en ordre ikke er kommet over?

Det er spørgsmål om jeres koncernstruktur, og dem svarer en connector ikke på. Svaret ender i et regneark, hvor nogen hver måned flytter salget over i de rigtige selskaber.

Shopify-udbetalingen rammer banken som ét beløb

Microsoft skriver det selv: udbetalinger fra Shopify Payments er kun til information og påvirker hverken finans eller bank. I banken står ét nettobeløb, hvor gebyrer og refusioner er trukket fra. I Business Central står flere hundrede fakturaer med fuldt beløb.

Microsoft beskriver tre måder at håndtere det på. Den første afstemmer banken direkte mod fakturaerne. Det går sjældent op, fordi én udbetaling dækker mange fakturaer, og gebyret gør beløbet skævt. Den anden henter Shopify-transaktionerne ind i en kladde med handlingen »Suggest Shopify Payments«, så hver faktura udlignes med sin egen betaling.

Den tredje bruger en mellemregningskonto for Shopify. Betalingsmetoden får en modkonto, så fakturaen udlignes, når den bogføres. Udbetalingen bogføres som en overførsel, og resten på mellemregningskontoen er gebyr.

Vi foretrækker mellemregningskontoen. Uanset valget er der stadig et job hver dag: hent udbetalingens transaktioner, tjek at hver ordre findes, bogfør gebyret og match nettobeløbet mod banklinjen. Det job kan en agent tage. Hvordan, står på siden om bankafstemning.

Returer: kreditnotaen er let, vurderingen er svær

På butikskortet vælger I, om returer og refusioner skal ignoreres, kun hentes, eller om connectoren selv skal oprette kreditnota eller returordre. Det sidste virker kun, hvis den oprindelige ordre allerede er blevet til et salgsdokument i Business Central, og det oprettede dokument frigives med det samme.

Bogføringen er dækket. Connectoren ved bare ikke, om varen er i stykker, om det er en fortrydelse eller en reklamation, og om leverandøren skal betale. Den beslutning tager i dag en medarbejder i kundeservice. En agent kan læse sagen, sortere de enkle fra og lægge de svære til den medarbejder med et forslag.

Shopify B2B med priser fra Business Central

Shopify B2B findes på planerne Basic, Grow, Advanced og Plus, men funktionerne afhænger af planen, så tjek jeres. Connectoren henter B2B-virksomheder og kobler dem til en debitor. Den sender betalingsbetingelser og kan markere en ordre som betalt, når forhandleren betaler på faktura uden for checkout.

Priserne bygges fra de debitorprisgrupper og rabatter, I vælger. Har I aftalepriser pr. forhandler pr. vare, mængderabatter og kampagner, så test før go-live, at prisen i Shopify er den samme som på fakturaen. Tag 20 rigtige ordrer fra sidste måned og sammenlign linje for linje.

Microsofts beskrivelse af connectoren nævner ingen kontrol af kreditmaksimum, før ordren lander. Tjek jeres opsætning. Ellers kan en agent se på kreditmaksimum, før salgsordren frigives, og sende afvigelserne til controlleren.

Hvad agenten gør, efter connectoren har synkroniseret

Agenten læser alt og skriver kun i kladder

Agenten læser fra hjernen, hvor Shopify, Business Central og banken er samlet bag en data gateway med læseadgang. Den skriver kun i de kladder, I har givet den adgang til, og hver handling står i en log med en navngiven ejer. Det hele kører i jeres egen cloud.

Jeres Shopify-bureau og jeres BC-partner bliver. Bureauet ejer butikken, partneren ejer Business Central og connectoren. Agenterne bygger vi ovenpå, sammen med jeres team.

Når connectoren er nok

Har I ét selskab, én butik, Shopify Payments og få returer, så sæt connectoren ordentligt op med en mellemregningskonto og en fast rutine for udbetalingen. Det klarer jeres BC-partner, og I har ikke brug for os.

Agenter giver mening med flere selskaber og markeder og B2B ved siden af webshoppen. Især når nogen bruger timer hver uge på at få tallene til at stemme.

Fra første møde til første agent på webshoppen

Tag sidste måneds udbetalinger, returer og B2B-ordrer med til første møde, som er gratis. Så ser vi, hvor timerne går, før nogen skriver en linje kode. I afklaringen tæller vi dem med bogholderen og kundeservice, og I får en fast pris, aftalt før vi går i gang.

Den første agent bygger vi med jeres team, i jeres cloud. Butik nummer tre sætter jeres team selv på.