Ordrehåndtering: mailordrer direkte ind i Business Central
Ordrehåndtering er alt fra en ordre lander hos jer, til den står som salgsordre i ERP og er bekræftet over for jeres kunde. I mange grossistvirksomheder sidder der stadig en person og taster mails og PDF-ordrer ind. En ordreagent laver salgsordren og ordrebekræftelsen i Business Central selv og sender de ordrer, den er i tvivl om, til ordrekontoret.
Hvorfor ordrehåndtering stadig er tastearbejde
Jeres webshop lægger ordrer direkte i ERP. Det gør resten ikke. Butikskæden sender en PDF fra sit eget indkøbssystem. Den lille forhandler skriver »det samme som sidst, men 12 kasser mere« i en mail. Den store kunde sender EDI, men med sine egne varenumre.
| Kanal | Hvad der kommer ind | Hvad der tager tid |
|---|---|---|
| Mail i fritekst | Varenavne, antal og en ønsket leveringsdag | At finde de rigtige varenumre og varianter |
| PDF-indkøbsordre | Debitorens eget layout og egne varenumre | At taste linje for linje og tjekke priserne |
| EDI | En struktureret fil | Fejlene: ukendte varenumre, gamle priser, lukkede varer |
| Webshop | En ordre, der allerede er i ERP | Kun undtagelserne |
Indtastningen er ikke det dyre. Det dyre er fejlene: forkert variant, en pris fra sidste år, en leveringsdag, ingen tjekkede mod lageret. Dem opdager jeres kunde, når kassen åbnes. Ordrer fra webshoppen hører hjemme under Business Central og webshop. Denne side handler om de andre.
Automatisk ordreindtastning, linje for linje
Eksempel med opdigtede navne og tal.
Nikolaj sidder på ordrekontoret. Før tastede han hele formiddagen. Nu starter han med fem sager, der kræver ham, og tre restordrebeskeder, han skal læse igennem.
Linjen kl. 06:53 er den interessante. »Som sidst« siger intet til et system, der kun læser felter. Agenten slår den seneste ordre op i hjernen, hvor ERP, indbakke og ordrehistorik ligger samlet, og lægger et forslag klar. Nikolaj godkender det med ét klik.
Hvad sker der, når agenten er i tvivl?
Agenten opretter kun de ordrer, den er sikker på. Resten havner hos ordrekontoret med en forklaring og et udkast. I bestemmer reglerne, og en navngiven person hos jer ejer dem.
| Sagen | Agenten | Ordrekontoret |
|---|---|---|
| Kendt debitor, kendte varer, pris efter aftalen | Opretter ordren og sender bekræftelsen | Ser det i loggen |
| Ukendt varenummer | Foreslår de to bedste match | Vælger og retter |
| Prisen i PDF’en afviger fra jeres prisaftale | Opretter intet og viser forskellen | Afgør, hvilken pris der gælder |
| Ny afsender, som ikke findes i ERP | Lægger mailen til side | Opretter debitoren eller afviser |
| Ordre over jeres beløbsgrænse | Lægger et udkast klar | Godkender |
| Ønske om rabat eller særlige vilkår | Svarer ikke | Tager samtalen selv |
- Agenten må oprette salgsordrer, men hverken ændre priser, debitorkort eller kreditgrænser.
- Et loft over, hvor mange ordrer den må oprette om dagen, og hvor stor en ordre må være.
- Den skriver kun fra ordre@, aldrig fra en sælgers egen mail.
- En log med hver ordre, hvor den kom fra, og hvorfor agenten gjorde, som den gjorde.
Hvordan I flytter grænserne, når I har set agenten arbejde, står under human in the loop.
Restordrer, før kunderne ringer
En restordre er den del af en ordre, I ikke kan levere nu. Business Central viser den til jer. Jeres kunde opdager den først, når pallen mangler tre kolli, og så ringer de.
Ordreagenten kender restordren i det øjeblik, ordren bliver oprettet. Den slår den næste indgående leverance op og skriver en besked med varen, antallet og den forventede dato. Ordrekontoret godkender beskeden, før den går ud. Rykker datoen sig, sender agenten en ny besked.
Spørger kunderne alligevel, svarer kundeservice ud fra de samme data (se AI i kundeservice). Bestiller I for sent hjem, løser lageroptimering det.
Microsofts salgsordre-agent eller jeres egen ordreagent?
Business Central har sin egen Sales Order Agent. Den overvåger én postkasse og læser mails og bilag i PDF, PNG og JPG. Den finder debitoren og varerne, tjekker lageret og laver altid et salgstilbud først. Det kan blive sat direkte om til en ordre. En bruger hos jer godkender alle udgående mails, og agenten afregnes i Copilot Credits. Den findes i alle lande og understøtter dansk.
| Sales Order Agent i Business Central | Egen ordreagent | |
|---|---|---|
| Kanaler | Én overvåget postkasse | Mail, PDF, EDI og andre kilder, I vælger |
| Finder debitoren | Kun på afsenderens mailadresse på kontaktkortet | Efter de regler, I sætter |
| Ser uden for ERP | Nej, kun Business Central | Ja, fx tidligere mails, aftaler og kundeservice |
| Pris | Copilot Credits pr. brug | Jeres egen cloud og de modeller, I vælger |
| Opsætning | Slås til i Business Central | Bygges med jeres team |
| Hvem kan ændre den | Microsoft styrer adfærden. I styrer indstillingerne | Jeres team ændrer koden og reglerne |
Vores råd er enkelt. Kommer jeres ordrer som mails til én adresse fra debitorer, der står med korrekt mail i Business Central, så prøv Microsofts agent først. Den er allerede bygget. En egen ordreagent giver mening ved mange kanaler, flere selskaber, eller når agenten skal læse noget uden for ERP.
15 ordrer om dagen er en del af salget
Får I 15 ordrer om dagen fra debitorer, jeres sælgere kender ved navn, skal I ikke bygge en ordreagent. Tasteriet tager en time, og samtalen er en del af salget. Ordrer, der i virkeligheden er prisforhandlinger, skal en sælger også tage.
Agenten betaler sig, når ordrekontoret taster hundredvis af linjer om ugen, og fejlene koster kreditnotaer.
Start med en uges ordrer fra indbakken
På første møde, som er gratis, ser vi på en uges ordrer: hvor de kommer fra, hvor mange linjer der er, og hvor fejlene opstår. I afklaringen sidder vi med ordrekontoret, tæller timerne og lægger en business case med fast pris, aftalt før vi går i gang.
Første løsning bygger vi med jeres team, i jeres cloud, på jeres rigtige ordrer. Den, der i dag taster, bliver ejer af agenten. Sender en ny kæde PDF-ordrer i sit eget layout, lærer jeres team selv agenten at læse dem.
Hvordan automatiserer vi ordreindtastning fra mails og PDF’er?
En ordreagent overvåger jeres ordrepostkasse, læser mailen og PDF-bilaget og finder debitoren og varerne i ERP. Den tjekker pris og lager og opretter salgsordren i Business Central. De ordrer, den er i tvivl om, sender den til ordrekontoret med et udkast.
Hvad sker der med ordrer, agenten er i tvivl om?
Den opretter dem ikke. Ukendte varenumre, priser, der afviger fra aftalen, nye afsendere og store ordrer går til en person på ordrekontoret med en forklaring og et forslag. Den person godkender, retter eller afviser.
Hvordan får kunderne besked om restordrer, før de ringer?
Agenten ser restordren, når ordren oprettes, og slår den næste leverance op. Den skriver en besked med vare, antal og forventet dato, som ordrekontoret godkender. Rykker datoen sig, sender den en ny besked.
Hvordan adskiller det sig fra Microsofts salgsordre-agent?
Microsofts Sales Order Agent ligger i Business Central, overvåger én postkasse og finder debitoren på afsenderens mailadresse. En egen ordreagent kan også læse EDI og andre kilder, se historik uden for ERP og ændres af jeres eget team.
Sender agenten selv ordrebekræftelsen?
Det bestemmer I. Vi anbefaler, at ordrekontoret godkender alle bekræftelser de første måneder. Når agenten har kørt uden fejl, får den lov at sende selv, og kendte debitorer med standardordrer er de første.
Findes Microsofts Sales Order Agent på dansk?
Ja. Ifølge Microsoft Learn findes agenten i Business Central i alle lande, og dansk er blandt de understøttede sprog. Den kræver, at I har sat afregning i Copilot Credits op for jeres miljø.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.