Udligning af debitorer: agenten tager dem, BC ikke matcher
Udligning af debitorer er at koble hver indbetaling til de fakturaer, den betaler. Business Central gør det automatisk for de betalinger, hvor betaler, fakturanummer og beløb passer. En agent tager resten: delbetalinger, én betaling til fem fakturaer, forkerte referencer og valuta. Bogholderen godkender kun dem, agenten er usikker på.
Hvad udligner Business Central selv?
Start i Business Central, før I køber noget. Siden Betalingsudligningskladde (Payment Reconciliation Journal på engelsk) henter jeres kontoudtog ind som en fil eller et bankfeed og kører Udlign automatisk. Hver banklinje bliver holdt op mod de åbne debitorposter efter faste regler.
Hvem betalte?
BC sammenligner navn, adresse og bankkonto på banklinjen med jeres debitorer.
Hvilken faktura?
Teksten på betalingen holdes op mod Bilagsnr. og Eksternt bilagsnr. på de åbne poster. Tekst på fire tegn eller derunder bliver ikke matchet.
Passer beløbet?
Til sidst beløbet, inklusive den betalingstolerance, I har sat op.
Hvor sikker er BC?
Hver udligning får en Matchtillid: Høj, Mellem eller Lav. På siden Regler for betalingsudligning bestemmer I, hvilke kombinationer der skal gennemses, før der bogføres.
Er betaleren genkendt, fakturanummeret med og beløbet rigtigt, ender linjen på Høj, og bogholderen skal bare bogføre. Faste poster som gebyrer og renter kan I knytte til en finanskonto ud fra teksten, så de også går af sig selv. Det følger med, og det klarer de pæne betalinger. Slå det til og ret reglerne, før I taler med nogen om AI.
De betalinger, reglerne ikke kan læse
Reglerne matcher tekst og beløb. De kan ikke læse en mail, regne en kursdifference ud eller vide, at Brdr. Lund altid trækker fragten fra. Alt, BC ikke kan placere, står tilbage uden forslag, med en lav Matchtillid eller med et beløb i feltet Difference. Her ligger bogholderens morgen.
| Betalingen | Hvorfor reglerne giver op | Hvad agenten gør |
|---|---|---|
| Én betaling til fem fakturaer | Teksten siger »jf. kontoudtog« eller ingenting. Intet enkelt beløb passer. | Finder den kombination af åbne poster, der giver beløbet, og læser betalingsadviset i indbakken, hvis der er et. |
| Delbetaling | Beløbet passer ikke med fakturaen, så reglerne kan ikke bruge beløbet til at finde den. | Udligner delvist, lader resten stå åben og giver debitoragenten besked, så der ikke går en rykker ud for hele beløbet. |
| Forkert eller manglende reference | Der er intet fakturanummer at matche på, eller det er et ordrenummer fra webshoppen. | Slår ordrenummeret op, matcher på betalerens bankkonto og beløb og viser, hvad den gik efter. |
| Fradrag uden varsel | Debitoren har trukket en reklamation eller en kontantrabat fra. | Kobler fradraget til den åbne reklamation eller betalingsbetingelsen. Kan den ikke, går sagen til bogholderen. |
| Fremmed valuta | Beløbet i DKK passer ikke, fordi kursen har flyttet sig siden fakturaen. | Regner kursdifferencen ud og foreslår udligning, når den ligger inden for jeres grænse. |
| Forkert selskab | Debitoren har betalt til søsterselskabets konto. Der er ingen åben post i den kladde. | Finder fakturaen i det andet selskab og sender sagen til controlleren som en mellemregning. |
Betalingsudbyderne er en kategori for sig. En udbetaling fra Shopify eller en anden udbyder dækker hundredvis af ordrer minus gebyrer, og den kan reglerne ikke pille fra hinanden. Agenten kan, fordi den læser udbyderens udbetalingsrapport linje for linje.
Sådan ser automatisk udligning ud kl. 7
Eksempel med opdigtede tal.
Agenten bogfører ikke. Den lægger et forslag klar med begrundelse: hvilke poster, hvilket beløb, og hvad den matchede på. Hanne ser seks linjer i stedet for 41, og hun kan se, hvorfor de seks er hendes.
Hvor mange poster ender hos bogholderen?
Det bestemmer I, og grænserne står i jeres regler, før agenten går i drift. Vi aftaler dem med bogholderen og controlleren på forhånd:
- Beløbsgrænse: over et bestemt beløb godkender et menneske altid.
- Nye debitorer: første betaling fra en ny kunde går til bogholderen.
- Fradrag: alt, der ikke kan kobles til en kreditnota eller en åben reklamation.
- Kursdifferencer over jeres grænse.
- Alt, der krydser selskaber.
De første uger går alt forbi bogholderen, også det, agenten er sikker på. Når hun har set nok forslag, hun selv ville have lavet, løsner I grænserne. Andelen, der ender hos hende, falder, fordi I har besluttet det, og ikke fordi nogen har skruet op for en model. Mere om den arbejdsdeling på siden om human in the loop.
Agenten læser i BC og bogfører intet
En udligningsagent har ét job. Den læser åbne debitorposter og kladdelinjer i Business Central, den fælles indbakke, hvor betalingsadviserne lander, og rapporterne fra jeres betalingsudbydere. Den kan ikke oprette debitorer, ændre fakturaer eller bogføre. Alt, den gør, står i en log, og Hanne står som ejer.
Den kører i jeres egen cloud og henter sin viden fra hjernen. Så kender den jeres betalingsbetingelser og de aftaler, bogholderen har i hovedet i dag. Brdr. Lund trækker fragten fra, fordi det blev aftalt for to år siden. Den slags skriver vi ned én gang, og så ved agenten det. Vi bygger den sammen med jeres folk, så I selv kan rette en regel, når en debitor skifter vane.
Når BC alene klarer udligning af debitorer
Har I under hundrede indbetalinger om måneden, og skriver jeres kunder fakturanummeret i betalingsteksten, så rammer Udlign automatisk det meste. Ret jeres regler for betalingsudligning, bed kunderne om fakturanummeret, og brug pengene på noget andet.
Agenten betaler sig, når der er mange samlebetalinger, flere selskaber eller betalingsudbydere med udbetalinger, der skal splittes. Det er der, bogholderen bruger sine morgener på detektivarbejde.
Kan AI udligne debitorposter automatisk?
Ja. Business Central udligner selv de betalinger, hvor betaler, fakturanummer og beløb passer. En agent kan tage resten: samlebetalinger, delbetalinger, forkerte referencer og valuta. Agenten foreslår, og bogholderen godkender de usikre, før der bogføres.
Hvad udligner Business Central selv, og hvad bliver tilbage?
Betalingsudligningskladden matcher på betalerens navn og bankkonto, på bilagsnummer i betalingsteksten og på beløb inden for jeres tolerance. Tilbage står betalinger uden brugbar tekst, betalinger til flere fakturaer, delbetalinger, fradrag og betalinger til det forkerte selskab. De står tilbage uden forslag, til gennemsyn eller med et beløb i feltet Difference.
Hvad gør agenten med en delbetaling eller en forkert reference?
En delbetaling udligner agenten delvist og lader resten stå åben, og debitoragenten får besked, så der ikke går en rykker ud for hele beløbet. Ved en forkert reference slår agenten ordrenumre op og matcher på bankkonto og beløb. Den viser altid, hvad den matchede på.
Hvor mange poster ender hos bogholderen?
Det afgør jeres egne regler: beløbsgrænser, nye debitorer, fradrag og alt, der krydser selskaber. I starten ser bogholderen alle forslag. Når hun stoler på dem, løsner I grænserne, og kun undtagelserne lander hos hende.
Bogfører agenten selv?
Nej. Agenten lægger forslag klar med begrundelse, og bogholderen bogfører. Den kan læse i Business Central, men ikke oprette debitorer, ændre fakturaer eller bogføre. Alt står i en log med en navngiven ejer.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.