BI-konsulent eller en hjerne, alle kan spørge?

Hvad laver en BI-konsulent egentlig?

En business intelligence konsulent tager data ud af jeres systemer og gør dem til tal, ledelsen kan stole på. I praksis er det fire slags arbejde, og de to første er de vigtigste.

• Datamodellen: hvordan ordrer, fakturaer, varer og debitorer fra Business Central, Shopify og lønsystemet hænger sammen, ofte i et data warehouse eller i Microsoft Fabric.
• Definitionerne: hvad »omsætning«, »dækningsbidrag« og »aktiv kunde« betyder hos jer, skrevet som målinger i den semantiske model.
• Rapporterne: dashboards i Power BI til ledergruppen, salgschefen og bestyrelsen.
• Driften: opdateringer om natten, adgangsrettigheder og licenser, og rettelser, når et kildesystem ændrer sig.

En dygtig Power BI konsulent er hurtig til de to sidste og grundig med de to første. Vælg efter det. Et dashboard bygget på en forkert definition af dækningsbidrag ser overbevisende ud og styrer jer forkert.

Hvert nyt spørgsmål bliver til en bestilling

De fleste BI-løsninger er bygget til de spørgsmål, ledelsen stillede for et år siden. Når CFO’en spørger om noget nyt, starter en kæde, alle i økonomiafdelingen kender.

Ingen gjorde noget forkert. Modellen kunne godt svare, men kun gennem en rapport, nogen først skulle bygge. Efter nogle år har I 60 rapporter, og en håndfuld bliver åbnet hver uge.

Byg modellen én gang, og lad alle spørge den

Alternativet er at stoppe ved datamodellen og definitionerne og lægge en hjerne ovenpå. Hjernen læser den samme model og jeres egne dokumenter, og alle kan spørge den på almindeligt dansk.

Hvert svar viser sin kilde. Hver person ser kun det, deres adgangsrettigheder tillader, så sælgeren får sine egne kunder og CFO’en får hele koncernen.

Hjernen er også det, agenterne læser fra. Kan den svare på, hvilke varer der er under minimumsbeholdning, kan en agent lægge indkøbsordren klar, så indkøberen kun skal godkende den. Det er agentic business intelligence: hjernen svarer, agenten handler.

Hvem ejer definitionen af jeres tal?

Spørg tre afdelinger om sidste måneds omsætning, og I får tre tal. Webshoppen tæller ordrer, økonomi tæller fakturaer, og salg trækker returvarer fra en uge senere. Ingen rapport eller hjerne retter det. Det gør en person med et mandat.

1. Skriv de 15–20 tal ned, ledelsen faktisk bruger

   Omsætning, dækningsbidrag, lagerværdi og forfaldne debitorer. Lad de 200 andre felter i datamodellen ligge.

2. Giv hvert tal én ejer

   Controlleren ejer dækningsbidrag. Indkøbschefen ejer lagerværdi. Navnet står i ejerkortet og ved hvert svar fra hjernen.

3. Lad ejeren godkende ændringer

   Vil salg tælle fragt med i omsætningen, går ændringen gennem ejeren. Så findes der kun én udgave.

Har I varer uden varegruppe eller debitorer oprettet to gange, bliver hvert svar forkert, uanset hvem der bygger rapporten. Ryd op i masterdata, før I bygger noget som helst.

Hvad koster Power BI-rapporter at drive?

Prisen på at bygge en rapport er den mindste del. Regningen kommer i årene efter, og den står sjældent samlet ét sted.

• Licenser: ligger jeres indhold på en kapacitet under F64, skal hver bruger, der læser rapporterne, have en Pro- eller Premium Per User-licens.
• Rettelser: når I opgraderer Business Central eller skifter webshop, skal hver rapport på de berørte tabeller tjekkes.
• Natlige opdateringer, der fejler, og controlleren, der opdager det kl. 8 med ledermøde kl. 9.
• Konsulenttimer pr. ny side, nyt filter og nyt spørgsmål, som ingen havde budgetteret med.
• Rapporter, ingen åbner, men som stadig skal holdes i live.

Tæl jeres rapporter, og åbn brugsmålingerne i Power BI og se, hvor mange der blev åbnet sidste måned. Det tal er et godt sted at starte samtalen med jeres BI-konsulent. Licensstrukturen gennemgår vi på siden om Power BI-licens.

Hvornår skal I have en Power BI-partner?

Nogle opgaver er bedst hos en Microsoft-partner med Power BI som speciale eller en data warehouse konsulent. Dem erstatter en hjerne ikke.

• Faste rapporter med fast layout: bestyrelsespakken, bankens covenant-rapport og koncernens månedsrapport skal se ens ud hver gang.
• Skærme på lageret eller i kundeservice, der viser de samme fem tal hele dagen.
• Et stort data warehouse med mange kilder, ti års historik og tunge beregninger om natten.
• Teams, der bruger deres Power BI hver dag og ikke savner noget.

Vi bygger ved siden af. Hjernen og agenterne kommer oven på den model, jeres partner har bygget. Mangler modellen eller definitionerne, laver vi dem med jer først.

Start med de spørgsmål, der står i kø

Vi har begge stået for digital og data i danske omnichannel-detailvirksomheder. En af os byggede data gateway og bestyrelsesrapportering internt i en koncern med seks selskaber og 16 markeder. Business Central, Fabric og Azure kender vi fra jeres side af bordet.

På det første møde, som er gratis, kigger vi på de spørgsmål, jeres ledergruppe stillede sidste måned, og som ingen rapport kunne svare på. I afklaringen finder vi ud af, om modellen kan bære en hjerne, og hvem der skal eje hvilke tal.

Den første løsning bygger vi med jeres team, i jeres egen cloud. Hvert trin har fast pris, aftalt før vi går i gang.