Hvad er Power Automate, og hvor stopper flowet?

Hvad er Power Automate? En udløser og nogle handlinger

Et flow har en udløser og en række handlinger. Udløseren kan være en ny mail i en fælles indbakke, en fil i SharePoint, et klokkeslæt eller en knap, som en medarbejder trykker på. Handlingerne er det, flowet gør bagefter: gemmer vedhæftningen, opretter en række i et regneark, sender en godkendelse i Teams.

Flowet taler med systemerne gennem connectors: færdige forbindelser med egne udløsere og handlinger. Microsoft deler dem i standard og premium, og det bestemmer licensen.

• Cloud flows kører i Microsofts cloud og taler med systemer gennem connectors og API’er. Det er dem, de fleste mener, når de siger Power Automate.
• Desktop flows er Microsofts RPA: en robot, der klikker og taster på en skærm, hvor der ikke findes et API. Den del gennemgår vi på siden om RPA og AI-agenter.

Jeres egne folk kan bygge flowet. Controlleren, der gemmer 60 kontoudtog i hånden hver måned, laver det selv på en eftermiddag.

Hvad Microsoft 365 giver, og hvad Premium tilføjer

Har I Microsoft 365, har I allerede Power Automate. Arbejdskonti kan bygge og køre cloud flows med standard connectors. Outlook, SharePoint, Teams og Excel Online er standard. Resten kræver mere.

Læg mærke til Business Central. Connectoren er premium i Power Automate, men en Business Central-licens giver brugeren ret til at bruge Power Automate med jeres Business Central-data. Henter flowet også fra andre premium-systemer, så tjek Microsofts licensguide, før I bygger. En Process-licens sidder på selve flowet, så det kører videre, når den, der byggede det, skifter job.

AI Builder: læsning i flowet, betalt i credits

AI Builder er den del af Power Platform, der lægger AI ind i et flow. En færdig model til fakturaer kan læse leverandør, beløb og fakturanummer fra en PDF. Andre modeller klassificerer tekst, finder felter i dokumenter eller kører en prompt, som I selv har skrevet.

Hver kørsel bruger credits. Premium-licensen er hidtil kommet med AI Builder credits hver måned, men den ordning slutter nu. Fra 1. november 2026 følger der ikke AI Builder credits med nye Premium-licenser. Credits, I allerede har, gælder kontrakten ud. Bagefter betaler I for AI Builder med Copilot Credits, og der er ingen fast omregning mellem de to.

Regn på det, før I bygger fakturaflowet oven på AI Builder: antal dokumenter om måneden, model og en person, der holder øje med forbruget. Et flow uden credits stopper, og det opdager I først, når bogholderen spørger efter fakturaerne.

Hvor stopper et Power Automate-flow?

Et flow følger de stier, I har tegnet. Det går godt, så længe input passer i stierne. Her er en mandag i en fælles indbakke til leverandørfakturaer, med et flow og AI Builder:

Flowet gjorde præcis det, det blev bygget til. Problemet er de 11 fakturaer, der krævede et skøn, og som ingen fik besked om. Hver ny variant giver en betingelse mere, og efter et år har flowet 40 grene, som kun én person forstår.

Når undtagelserne kræver et skøn, tager en agent over

En agent læser indholdet og ikke kun felterne. Den ser, at mailteksten er en faktura, at linjen er en kreditnota, og at prisen afviger fra aftalen i Business Central. Det, den er sikker på, lægger den i kladden. Det, den er i tvivl om, sender den til bogholderen med en begrundelse: »Pris 14 % over aftalen fra marts. Godkend eller afvis.«

Hos os har hver agent ét job, en navngiven ejer og kun den adgang, opgaven kræver. Den læser fra hjernen, hvor jeres tal og regler ligger, og den kører i jeres egen cloud. Mennesket godkender undtagelserne. Hvordan den godkendelse skal se ud, står på siden om human in the loop.

Flow og agent kan sagtens arbejde sammen: flowet henter mailen, agenten vurderer. Beslutningstabellen står på siden om RPA og AI-agenter.

Behold flowet, når trinene står stille

Der er ingen grund til at bygge en agent, hvor et flow er nok. De fleste flows i en økonomiafdeling skal blive flows:

• Kontoudtog og bilag, der skal gemmes i den rigtige mappe.
• En påmindelse til afdelingslederne om budgettet den 25. hver måned.
• En godkendelse af indkøb over 50.000 kr., der går til økonomichefen.
• En besked i en Teams-kanal, når en ordre over en vis størrelse lander.

Nogle opgaver skal hverken have et flow eller en agent. Kreditstoppet på jeres største debitor tager en person, der kender debitoren. Det skriver vi i Afklaringen, når vi laver den for jer.

Hvem ejer jeres flows, når Bent fra IT stopper?

Den svage side af Power Automate er flows under personlige konti, uden dokumentation, bygget af folk, der er gået videre. Gå dem igennem, før I bygger flere:

1. Find dem

   Power Platform admin center viser flows pr. miljø og ejer. Start med dem, der kører på en tidligere medarbejders konto.

2. Giv dem en ejer

   Hvert flow, der rører bogføring, betalinger eller debitorer, får en navngiven person, der svarer for det.

3. Saml dem i en løsning

   Et flow skal ligge i en solution, før det kan få en Process-licens, og så kan det også flyttes fra test til drift.