Fakturabehandling: agenten konterer, I godkender afvigelserne
Fakturabehandling er alt det, der sker med en leverandørfaktura, fra den lander i indbakken, til den er bogført. Den skal læses, matches med indkøbsordre og varemodtagelse, konteres og godkendes. Det meste er rutine, som en agent tager hver morgen. Bogholderen bruger sin tid på afvigelserne, som prisen, der ikke passer med ordren, eller bankkontoen, der pludselig er ny.
Scanningen er den nemme del af fakturabehandlingen
De fleste økonomiafdelinger har allerede fakturascanning. Et program læser PDF’en og fylder leverandør, beløb og dato ud. Det sparer tastearbejde, og så stopper det.
Timerne går med resten. Passer prisen med ordren? Er varen kommet? Hvilken konto skal elregningen på, og hvem i salgsafdelingen skal attestere konsulentfakturaen? Det er her, kreditorbogholderen sidder med to skærme og en mail til indkøberen. God fakturahåndtering handler om de spørgsmål, ikke om tastningen.
Læs
PDF’en læses med Azure AI Document Intelligence eller tilsvarende. Kommer fakturaen som e-faktura i OIOUBL eller Peppol, er data allerede struktureret, og der er intet at læse.
Find leverandøren
Agenten slår op på CVR-nummer og bankkonto og sammenligner med leverandørkortet i ERP.
Match
Fakturalinjerne holdes op mod indkøbsordren og varemodtagelsen. Det kaldes trevejsmatch: bestilt, modtaget og faktureret skal passe sammen.
Kontér
Fakturaer uden ordre, som husleje, el og software, konteres ud fra leverandørens historik og jeres kontoplan.
Godkend afvigelser
Alt, der falder uden for jeres regler, går til et menneske med en kort forklaring på, hvad agenten fandt.
Hvad er forskellen på fakturascanning og en agent?
| Opgaven | Fakturascanning | En agent |
|---|---|---|
| Læser fakturaen | Ja | Ja, med samme type teknologi |
| Finder leverandøren | Foreslår ud fra navn og CVR | Tjekker også bankkonto og adresse mod historikken |
| Matcher mod ordre og varemodtagelse | Sjældent | Linje for linje, med jeres tolerance på pris og antal |
| Konterer fakturaer uden ordre | Nej | Ud fra historik og kontoplan, med en begrundelse |
| Varen er ikke modtaget | Fakturaen står og venter | Spørger lageret og følger op næste morgen |
| Leverandøren har ny bankkonto | Opdager det ikke | Stopper fakturaen og sender den til bogholderen |
Scanning svarer på »hvad står der?«. Agenten svarer på »passer det, og hvad gør vi så?«. Har I haft OCR i ti år, og bruger kreditorbogholderen stadig en dag om ugen på leverandørfakturaer, så er det den forskel, I mærker.
En RPA-robot klikker sig gennem de samme skærme, men knækker, når en leverandør skifter layout. Mere under RPA og AI-agenter.
Hvad agenten gør med 63 fakturaer før kl. 7
Eksempel med opdigtede navne og tal.
Læg mærke til linjen kl. 06:57 om bankkontoen. En faktura, hvor kun kontonummeret er nyt, er præcis det, en svindler sender, når han udgiver sig for at være jeres leverandør. Agenten betaler aldrig selv, og den ændrer aldrig et kontonummer. Den stopper og siger til.
Ali er kreditorbogholder. Han bruger en halv time på de syv sager, der kræver ham, i stedet for formiddagen på alle 63.
Hvem godkender, når en agent bogfører en faktura?
Fakturagodkendelsen er jeres, og reglerne står skrevet ned. En navngiven person ejer agenten, ofte kreditorbogholderen, mens økonomichefen ejer grænserne. I starten bogfører agenten intet. Den lægger kladder klar, og Ali bogfører. Når I har set den arbejde et par måneder, kan I lade den bogføre de rene match selv.
| Sagen | Agenten | Bogholderen |
|---|---|---|
| Match på ordre og modtagelse, inden for tolerancen | Lægger klar til bogføring | Bogfører samlet eller tager stikprøver |
| Uden ordre, kendt leverandør, under beløbsgrænsen | Konterer og skriver hvorfor | Ser det i loggen |
| Prisafvigelse over tolerancen | Stopper og viser forskellen | Afgør sagen med indkøberen |
| Ny leverandør | Opretter den spærret | Låser den fri efter et opkald |
| Ny bankkonto på en kendt leverandør | Stopper alt fra leverandøren | Ringer op på et nummer, I kender |
| Beløb over grænsen | Sender til attestation | Budgetansvarlig attesterer |
Funktionsadskillelsen holder. Agenten kan læse leverandørkort og lægge kladder, men den kan hverken rette en bankkonto eller sende en betaling. Hver handling står i en log med tidspunkt og årsag, som revisoren kan læse. Hvordan I sætter grænserne, står under human in the loop.
Hvad gør Microsofts Payables Agent, og hvad ikke?
Business Central har en indbygget Payables Agent. Den overvåger en mailboks, læser PDF’en med Azure Document Intelligence, finder leverandøren og foreslår ordrelinjer og finanskonti ud fra jeres historik. Bogholderen gennemser en kladde, og agenten laver den om til en ubogført købsfaktura.
| Den gør | Den gør ikke |
|---|---|
| Læser PDF’er fra én mailboks | Fakturaer fra portaler, EDI eller andre filtyper end PDF |
| Foreslår ordrelinjer. Business Central advarer ved pris over jeres procentgrænse | Opdager mønstre. Microsoft skriver selv, at den ikke har anomaly detection |
| Opretter en ny leverandør spærret, når bogholderen beder om det | Godkendelsesflow. Jeres eget flow i Business Central kører bagefter |
| Laver en ubogført købsfaktura | Bogfører fakturaen |
| Kører én agent pr. selskab | Ser fakturaer for flere selskaber samlet |
Der er også grænser på mængden: højst 100 mails og 500 fakturaer om dagen, og PDF’er på højst 10 sider og 5 MB. Microsofts oversigt lister dansk blandt sprogene, mens opsætningsvejledningen kun lover engelsk. Prøv den på jeres egne fakturaer, før I beslutter noget. Den kan heller ikke matche varegebyrer (Charge (Item)), og det er dér, fragten bliver bogført.
Har I ét selskab, leverandører, der sender PDF på mail, og ordentlige indkøbsordrer, så start med Payables Agent. Den ligger allerede i Business Central. En egen agent giver mening, når I har flere selskaber eller fragt, der skal fordeles på varer. Eller når svaret står uden for ERP, som indkøberens mail om en aftalt rabat. Fragt og leverandøraftaler står under leverandørstyring.
40 fakturaer om måneden klarer bogholderen selv
Får I 40 leverandørfakturaer om måneden, er der ikke nok at hente. En god bogholder klarer dem på en formiddag, og opsætningen tjener sig aldrig hjem. Det samme gælder, hvis jeres indkøb sjældent har en ordre i ERP. Så har agenten intet at matche imod, og I skal først have styr på indkøbet.
Agenten giver mening ved hundredvis af fakturaer om måneden, flere selskaber og en kreditorbogholder, der bruger dagen på at jagte modtagelser.
Start med en uges leverandørfakturaer
På første møde, som er gratis, ser vi på jeres fakturamængde, jeres selskaber og hvor timerne går. I afklaringen sidder vi med kreditorbogholderen en dag, tæller afvigelserne og lægger en business case med fast pris, aftalt før vi går i gang.
Første løsning bygger vi med jeres team, i jeres cloud. Agenten henter fra hjernen, hvor ERP, indbakke, lager og bank er samlet, og bogholderen er ejer fra dag ét. Når I overtager, retter jeres kreditorbogholder selv tolerancen på en leverandør, når indkøberen har forhandlet en ny aftale.
Hvordan automatiserer vi behandlingen af leverandørfakturaer?
Saml fakturaerne i én indbakke eller som e-faktura, og lad en agent læse dem, finde leverandøren og matche mod indkøbsordre og varemodtagelse. Fakturaer uden ordre konteres ud fra historikken. Alt uden for jeres regler går til bogholderen, som godkender afvigelserne.
Hvem godkender, når en agent bogfører en faktura?
Det bestemmer I. I starten lægger agenten kun kladder klar, mens bogholderen bogfører. Prisafvigelser, nye leverandører, ændrede bankkonti og beløb over en grænse går altid til et menneske, og en budgetansvarlig attesterer de store beløb.
Hvad er forskellen på fakturascanning og en agent?
Fakturascanning læser fakturaen og fylder felter ud. En agent matcher også mod ordre og varemodtagelse og konterer fakturaer uden ordre. Den spørger lageret om manglende modtagelser og stopper fakturaer med ny bankkonto.
Hvad gør Microsofts Payables Agent i Business Central?
Den læser PDF-fakturaer fra en mailboks, finder leverandøren, foreslår ordrelinjer og finanskonti og laver en ubogført købsfaktura efter bogholderens gennemsyn. Den bogfører ikke, har intet godkendelsesflow og kører én agent pr. selskab. Den afregnes i Copilot Credits.
Virker Payables Agent på dansk?
Microsofts oversigt over sprog lister dansk for Payables Agent. Opsætningsvejledningen siger samtidig, at agenten kun er valideret på engelsk og kan opføre sig anderledes på andre sprog. Kør prøvetilstanden på op til 50 af jeres egne danske fakturaer, før I slår den til for alvor.
Hvad er trevejsmatch?
Trevejsmatch betyder, at fakturaen holdes op mod indkøbsordren og varemodtagelsen. Bestilt antal og pris, modtaget antal og faktureret antal og pris skal passe inden for jeres tolerance. Passer de, er fakturaen klar til bogføring, og bogholderen bruger kun tid på dem, der ikke passer.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.