Power BI på Business Central, og controlleren spørger selv

Fem måder at rapportere på Business Central

Business intelligence til Business Central er en række trin. De fleste har brug for de første to længe før de sidste.

Hvad giver Microsofts Power BI-apps til Business Central?

Microsoft leverer Power BI-apps til Business Central online inden for økonomi, salg, indkøb, lager, lagerværdi, produktion, projekter, abonnementsfakturering og bæredygtighed. Hver app består af en connector, der allerede er installeret i Business Central, og en skabelon, I henter i Power BI. Rapporterne kan vises direkte på rollecentrene, så bogholderen ser dem uden at åbne Power BI.

Det er den hurtigste vej til integration mellem Business Central og Power BI. Fire ting skal I vide, før I går i gang:

• Apps virker pr. selskab. Har I fem selskaber i Business Central, installerer I fem apps i fem arbejdsområder, og koncerntallet skal I stadig lægge sammen et andet sted.
• Den, der installerer, og den, der opdaterer data, skal have en Power BI Pro-licens. Det skal hver læser også, medmindre rapporterne ligger på Fabric-kapacitet fra F64 eller Premium-kapacitet fra P1. Læserne skal også have en betalt Business Central-licens. Hvad Power BI koster, står under Power BI-licens.
• Dimensioner kommer først med, når opgavekøposten Update Dim. Set Entries har kørt. Den skal køre igen, hver gang I ændrer dimensioner, så sæt den til hver nat.
• Opdaterer Microsoft skabelonen, kan jeres egne ændringer i rapporterne blive overskrevet. Læg jeres egne versioner i et separat arbejdsområde.

Når apps ikke matcher jeres kontoplan

Har I egne dimensioner, en budgetstruktur, der ikke ligner Microsofts, eller nøgletal som bruttoavance efter fragt, bygger I jeres egen semantiske model. I Power BI Desktop vælger I Business Central-connectoren, logger ind og henter de API-sider, I skal bruge. Connectoren kan også læse jeres egne API-sider, hvis jeres partner har bygget dem.

Direkte SQL-adgang til databasen findes ikke i Business Central online. Alt går gennem API og webservices, og det sætter grænser for, hvor store datamængder en opdatering kan trække på en nat. Hvordan I får data ud i større mængder, står under Business Central-API.

Brug kræfterne på definitionerne. Skriv ned, hvad omsætning, bruttoavance og lagerværdi betyder hos jer, og lad controlleren godkende dem. En model med 40 mål, som ingen har godkendt, giver flere diskussioner end tal.

Skal I have et datawarehouse til Business Central?

Ja, når tal fra flere steder skal stemme med hinanden. Det gælder flere selskaber i hver sin valuta, en Shopify-webshop, der skal give samme omsætning som finans, eller intercompany, der skal elimineres. Så samler I data i ét lag, for eksempel i Microsoft Fabric, og Power BI læser derfra. Hvordan den platform skrues sammen, og hvornår den betaler sig, gennemgår vi under dataplatform.

Har I ét selskab og ét system, kan I vente. Et warehouse uden et konkret spørgsmål bliver et projekt, der aldrig bliver færdigt.

Power BI eller Jet Reports til Business Central?

Jet Reports fra insightsoftware er et Excel-tilføjelsesprogram, der henter tal fra Business Central med formler i cellerne. Økonomiteams, der har bygget månedsrapporten i Excel i ti år, elsker det. Controlleren kan selv ændre rapporten uden at bede nogen om hjælp. Til Business Central online har insightsoftware Jet Reports Online, der også kører i Excel i browseren.

Mange ender med begge dele: Jet til månedsregnskabet og bilagene, Power BI til ledelsen og driften. Det er fint, så længe begge læser de samme definitioner.

Kører I stadig Dynamics NAV med Power BI?

NAV kører hos jer selv, så Power BI når data gennem en lokal datagateway, enten via webservices eller direkte på SQL-databasen. Microsofts færdige Power BI-apps findes kun til Business Central online, så på NAV bygger I selv. Det virker, og mange NAV-virksomheder har kørt sådan i årevis. Microsofts udvidede support til NAV 2018 slutter 11. januar 2028.

Byg ikke en stor ny model direkte på NAV-tabellerne nu. Når I opgraderer til Business Central online, forsvinder SQL-adgangen, og hver rapport, der læser direkte fra databasen, skal bygges om. Læg hellere jeres definitioner i et datalag, så rapporterne overlever skiftet.

Kan controlleren spørge i stedet for at vente?

Power BI svarer på de spørgsmål, nogen byggede rapporten til. Resten ender som en mail til controlleren. Når hjernen har adgang til de samme data og definitioner, kan CFO'en spørge på almindeligt dansk og få svaret med kilde. Sådan ser det ud på tredjedagen af et månedsluk.

Svaret kom på et minut, og controlleren fandt en fejl, før tallet nåede bestyrelsen. Power BI-rapporterne kører videre ved siden af. Hjernen tager de spørgsmål, rapporterne ikke var bygget til.

Når Business Centrals egne rapporter er nok

Har I ét selskab, en controller, der laver månedspakken på en dag, og en ledelse, der er tilfreds med den? Så skal I ikke bygge en Power BI-model. Brug de finansielle rapporter i Business Central og Microsofts app til salg. Sæt pengene i noget, der sparer timer.

Det skifter, når I får selskab nummer to, en webshop med egen omsætning eller en bestyrelse, der spørger mere end controlleren kan nå.

Fra rapportkø til svar på et minut

På første møde, som er gratis, ser vi på jeres seneste månedspakke og de spørgsmål, controlleren fik bagefter. Er apps eller kontoskemaer nok, siger vi det. I afklaringen skriver vi definitionerne ned med controlleren og finder, hvor tallene kommer fra. I får en fast pris, aftalt før vi går i gang.

Første løsning bygger vi med jeres team, i jeres egen cloud. Controlleren ejer definitionerne fra dag ét. Når I overtager, kan jeres team selv tilføje et nøgletal og læse loggen over, hvem der spurgte om hvad.