Rykkerprocedure: debitoragenten sender, I bestemmer tonen
En rykkerprocedure er den faste rækkefølge, I rykker i. Først en betalingspåmindelse dagen efter forfald, så højst tre rykkere med et rykkergebyr på højst 100 kr. og mindst 10 dage imellem, til sidst et inkassovarsel. En debitoragent kan sende påmindelser og rykkere hver morgen i jeres egen tone. Bogholderen ringer til dem, der skal have et opkald, og godkender selv inkassovarslet.
Hvor mange rykkere må I sende, og til hvad?
Renteloven sætter rammen. I må sende så mange venlige påmindelser, I vil. Gebyret er det, loven begrænser.
| Privatkunder | Erhvervskunder | |
|---|---|---|
| Første rykker | Tidligst dagen efter forfald | Tidligst dagen efter forfald |
| Rykkergebyr | Højst 100 kr. pr. rykker | Som aftalt i jeres salgsbetingelser. Ellers som for privatkunder |
| Rykkere med gebyr | Højst 3 pr. faktura, med mindst 10 dage imellem | Som aftalt. Ellers højst 3 |
| Kompensation | Nej | 310 kr. én gang, uden forudgående aftale |
| Når debitoren gør indsigelse | Stop med gebyrrykkere | Afklar tvisten, før I rykker igen |
En rykker skal være sendt »med rimelig grund«. Har debitoren klaget over leverancen, eller ligger sagen i et klagenævn, er der ingen rimelig grund til et gebyr, før sagen er afklaret. Det er præcis de sager, en automatisk rykkerkørsel ikke kan se, og som giver de vrede opkald.
Sådan laver I en rykkerprocedure
Skriv den ned på én side, så bogholderen, salgschefen og en agent følger den samme. Fem trin er nok:
Betalingspåmindelse, dag 1
Uden gebyr. Venlig, kort, med fakturanummer, beløb og betalingslink. Den, der bare har glemt fakturaen, betaler nu.
1. rykker, dag 10
Med rykkergebyr og ny frist på 10 dage. Mellem virksomheder kan I lægge kompensationen på 310 kr. her eller senere.
2. rykker, dag 20
Samme form, tydeligere sprog. Nævn, at sagen går videre, hvis den ikke er betalt.
Personligt opkald
Før sidste rykker ringer bogholderen eller den sælger, der ejer debitoren. Opkaldet viser, om debitoren ikke kan betale eller er utilfreds med leverancen. Det står sjældent i et svar på et brev.
Inkassovarsel
Med mindst 10 dages frist og en klar besked om, hvad der sker bagefter. Her slutter rykkerproceduren, og inkasso begynder.
Dagene er et eksempel. Det vigtige er, at reglen står skrevet, og at der står et navn ved hver debitor over en vis størrelse.
Rykker skabelon: tekster, der får folk til at betale
En god rykkerskrivelse er kort og gør det let at betale. Skriv som jer selv. En debitor, der får et brev i jeres normale tone, betaler hurtigere end en, der får et brev, der lyder som en advokat.
| Trin | Eksempel på tekst |
|---|---|
| Betalingspåmindelse | Hej Lars. Vi kan ikke se betalingen for faktura 10233 på 18.400 kr., som forfaldt i går. Har I allerede betalt, kan I se bort fra denne mail. Ellers kan I betale her. |
| 1. rykker | Hej Lars. Faktura 10233 på 18.400 kr. er nu 10 dage over forfald. Vi har lagt et rykkergebyr på 100 kr. Betal senest 22. november, så er sagen lukket. |
| 2. rykker | Hej Lars. Faktura 10233 er stadig ikke betalt. Er der noget galt med leverancen, så ring til Pia på 12 34 56 78. Ellers går sagen videre til inkasso efter 2. december. |
Læg mærke til den sidste: den giver debitoren en vej til et menneske. Mange sene betalinger er en reklamation, ingen har fortalt jer om.
Automatiske rykkere uden at skade forholdet
Business Central kan selv oprette, udstede og sende rykkere efter jeres rykkerbetingelser og rykkerniveauer. Det klarer regnestykket: forfald, dage og gebyr. En regel ser ikke det, der står uden for ERP. Mailen fra debitoren om en defekt palle. Aftalen, sælgeren lavede i telefonen. Jeres største kunde, der er tre dage for sen for første gang i seks år.
Det er debitoragentens job. Den læser forfaldslisten i Business Central, tjekker indbakken og kundeservice for tvister og sender rykkerne i jeres tone. Alt, der ikke passer i reglen, lægger den hos bogholderen med en begrundelse.
Eksempel med opdigtede tal.
Pia har ikke skrevet en eneste rykker. Hun har set på de tre sager, der kræver hende, og sælgeren har fået den fjerde. Alt står i loggen, så agenten husker henstanden i morgen.
Hvad agenten må, og hvad den aldrig gør
- Den sender rykkere efter jeres skabeloner og jeres procedure. Den finder ikke selv på et gebyr.
- Den har et loft, fx højst 60 rykkere om dagen. Bliver listen længere, stopper den og spørger.
- Den sender aldrig et inkassovarsel. Det godkender bogholderen eller økonomichefen.
- Debitorer på nøglekontolisten får aldrig en automatisk rykker. De går til den sælger, der ejer dem.
- Hver sendt rykker står i en log med tidspunkt, beløb og ejer. Revisoren kan læse den.
Reglerne bor i jeres egen cloud, ikke i en sort boks hos en leverandør. Mere om, hvem der godkender hvad, står på siden om human in the loop.
Rykkerservice, agent eller bogholderen selv?
En rykkerservice hos et inkassofirma tager rykkerne ud af huset. Det giver mening, hvis I har mange små privatkunder og ingen relation at passe på. Har I 200 erhvervskunder, som sælgerne kender ved navn, vil I ikke have, at en fremmed skriver til dem.
Sender I under 20 rykkere om måneden, så lad bogholderen gøre det. En agent er først pengene værd, når rykkerrunden tager timer, eller når I har flere selskaber, der rykker på hver sin måde. Den store gevinst kommer, når agenten også udligner indbetalingerne, så ingen får en rykker for en faktura, der blev betalt i går.
Hvordan laver vi en rykkerprocedure?
Skriv trinene ned med dage og tekster. Fx en betalingspåmindelse uden gebyr dagen efter forfald, to rykkere med gebyr, et opkald og til sidst et inkassovarsel. Sæt et navn på, hvem der ejer de største debitorer. Så kan både bogholderen og en agent følge den samme procedure.
Hvor mange rykkere må vi sende?
I må sende så mange påmindelser, I vil, men efter renteloven må I højst tage gebyr for 3 rykkere pr. faktura, med mindst 10 dage imellem. Mellem virksomheder kan I aftale andet i jeres salgsbetingelser.
Hvad må et rykkergebyr være?
Højst 100 kr. pr. rykker. Over for privatkunder er det et fast loft, og I må ikke lægge et administrationsgebyr oveni. Mellem virksomheder kan I aftale andet i salgsbetingelserne og desuden kræve en kompensation på 310 kr. én gang, uden at det er aftalt på forhånd. Tjek den gældende lovtekst, før I ændrer jeres betingelser.
Kan rykkere sendes automatisk uden at skade forholdet til jeres kunder?
Ja, hvis agenten tjekker for åbne reklamationer og nye indbetalinger, før den sender, og holder nøglekunder tilbage til en person. Rykkerne skal lyde som jer, ikke som en advokat. Det, der skader forholdet, er en rykker på en faktura, der er betalt eller i tvist.
Hvad er forskellen på en betalingspåmindelse og en rykker?
En betalingspåmindelse er en venlig besked uden gebyr, ofte dagen efter forfald. En rykker kommer med rykkergebyr og en ny frist på mindst 10 dage. Påmindelsen er nok for den, der bare har glemt fakturaen.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.