PIM-system: når produktdata vokser ud af ERP og webshop
Et PIM-system (product information management) er det ene sted, hvor jeres produktdata bor: tekster, attributter, billeder, sprog og kategorier. ERP’en ejer varenummer, kostpris og lager. PIM’en ejer alt det, der sælger varen, og sender det til webshop, marketplaces og trykt katalog. I har brug for et, når samme vare skal ud i flere kanaler og på flere sprog. Og når nogen i dag kopierer felter mellem Business Central, Shopify og et regneark.
Perfion PIM: arbejdet efter go-live, med agenter
Perfion er sat op. Nu skal leverandørdata ind, fem sprog være komplette og Shopify have det rigtige. Sådan deler I arbejdet mellem folk og agenter.
PIM-integration: hvem ejer varen, prisen og teksten?
Feltkortet for PIM integration: hvad der bor i Business Central, hvad der bor i PIM, og hvilken vej hver synkronisering kører til Shopify og DynamicWeb.
Hvad er et PIM-system?
En vare har to liv. I ERP’en er den et varenummer med kostpris, lagertal og leverandør. På webshoppen er den en titel, en tekst, otte billeder, mål, materiale, plejeanvisning og en kategori, på dansk, svensk og tysk. Et PIM-system tager sig af det andet liv.
| ERP, fx Business Central | PIM | Webshop, fx Shopify | |
|---|---|---|---|
| Ejer | Varenummer, kostpris, lager, leverandør | Tekster, attributter, billeder, sprog, kategorier | Visning, kurv, kampagner |
| Hvem arbejder i den | Indkøberen og bogholderen | Produktansvarlig og kategorichefen | E-handelsteamet |
| Retter produkttekster | Nej | Ja, og kun her | Nej, den læser fra PIM |
| Antal kanaler | Én | Alle: webshop, marketplaces, B2B-portal, katalog | Én |
Ordet »PIM« bruges også om Microsoft Entra Privileged Identity Management, som handler om adgangsrettigheder og intet har med produkter at gøre. Når vi skriver PIM her, mener vi produktdata.
Hvornår vokser produktdata ud af ERP’en og webshoppen?
Business Central kan rumme en varebeskrivelse, og Shopify har produktfelter og metafelter. Med ét sprog og én butik rækker det langt. Grænsen viser sig i hverdagen, længe før nogen taler om et nyt system:
- En ny kollektion på 400 varer tager tre uger at få online, fordi leverandørens Excel-ark skal tastes ind to steder.
- Samme vare har forskellige mål på den danske og den svenske webshop, og ingen ved, hvilken der er rigtig.
- Produktteksterne ligger i et delt regneark, som kun én person tør rette i.
- Marketplaces som Amazon eller Zalando afviser varer, fordi attributter mangler.
- B2B-kunderne beder om datablade, og sælgeren laver dem i Word.
- Metafelterne i Shopify er blevet 60, og halvdelen er tomme.
Kan I nikke til to af dem, koster produktdata jer allerede flere timer om ugen, end et PIM gør. Timerne ligger bare spredt hos indkøberen, e-handelsteamet og marketing, så ingen ser dem samlet.
Hvornår har I ikke brug for et PIM?
Et PIM er endnu et system med licens, integrationer og en ejer, og det bliver tit købt et år for tidligt. Vent, hvis det her passer på jer:
- Ét marked, ét sprog og én webshop. Shopify eller Business Central kan bære teksterne.
- Under et par tusinde varer med få attributter, fx et brand med 300 varer i fire størrelser.
- Varerne skifter sjældent. Kommer der 20 nye om måneden, er problemet ikke et system.
- Ingen hos jer har tid til at eje produktdata. Et PIM uden en ejer bliver et dyrere regneark.
- Webshop og PIM findes allerede i samme platform, som i DynamicWeb. Brug det, I har.
Er dataene rodede, løser et nyt system det heller ikke. Ryd op i varekartoteket først, så I ikke flytter dubletterne med over.
Product master data management: hvem ejer hvilket felt?
Product master data management er arbejdet med at holde varens stamdata rigtige og ens i alle systemer. Det lyder som et projekt, men det er en liste: hvert felt får ét system, der ejer det, og én person, der svarer for det.
Varenummer og kostpris ejes af ERP’en og indkøberen. Tekst, attributter og billeder ejes af PIM’en og produktansvarlig. Salgsprisen skaber flest diskussioner. Den hører hjemme i ERP’en og går den korte vej til webshoppen, uden om PIM. Ellers står der to priser, og køberen betaler den forkerte.
Hele feltlisten, og hvordan PIM, Business Central og webshop sender data til hinanden, står i guiden om PIM-integration. Debitorer, kreditorer og datakvalitet i ERP’en står i guiden om masterdata.
Bedste PIM-system: Perfion, Struct, Akeneo eller inRiver?
Der findes ikke ét bedste PIM-system. Der findes det, der passer til jeres ERP, jeres sortiment og det team, der skal arbejde i det hver dag. Her er fire, der ofte står på listen i Danmark, uden rangering.
| Kort om den | Spørg ind til | |
|---|---|---|
| Perfion | Dansk, fra Aalborg. En del af Boyum IT siden 2023 | Hvordan varer og felter flyder mellem Perfion og jeres version af Business Central, og hvad der er standard |
| Struct | Dansk. Sælger på, at produktteamet selv kan sætte det op | Integrationer til jeres ERP og webshop, og hvem der bygger dem |
| Akeneo | Fransk. Kendt for en open source-udgave ved siden af de betalte cloududgaver | Om der stadig findes en udgave, I selv kan hoste, hvem der drifter den, og hvad der kun er i de betalte |
| inRiver | Svensk. Bygget til mange kanaler og mange markeder | Hvor meget af opsætningen I kan ændre selv uden en partner |
Vi har arbejdet med Perfion og sælger ingen af dem. Vores råd er det samme, uanset hvilken I ender med.
Sådan vælger I PIM-system uden at blive solgt et
Tæl timerne først
Hvor mange timer om ugen går med at taste, kopiere og rette produktdata i dag? Uden det tal kan I ikke se, om licensen betaler sig.
Skriv feltlisten
Hvilke felter findes, hvem ejer dem, og hvilke kanaler skal have dem? Den liste er jeres kravspec, og den kan I tage med til alle leverandører.
Demo på jeres egne varer
Send 50 rigtige varer, også de besværlige med varianter og tre sprog. En demo på leverandørens egne sokker viser intet.
Spørg til udgangen
Kan I få alle data ud i et åbent format, hvis I skifter om fem år? Og hvem ejer integrationerne, når projektet er slut?
Pas på det toårige PIM-program med en styregruppe og et datamodel-workshopforløb før første vare er oppe. Start med én kanal og ét sortiment, og lad resten følge, når det virker.
PIM-integration: fra Business Central til webshoppen
Varen oprettes i Business Central, beriges i PIM og vises i Shopify eller DynamicWeb. Går forbindelsen mellem dem ned, står der en vare uden pris på webshoppen, eller en pris uden tekst. Det er integrationerne, der afgør, om PIM’en betaler sig.
Guiden om PIM-integration går i dybden med, hvem der ejer varen, prisen og teksten. Den viser også, hvilken vej data løber, og hvad der sker, når to systemer er uenige.
Perfion PIM efter go-live
Når Perfion er sat op og projektet lukket, begynder det egentlige arbejde. Attributter bliver ikke udfyldt, og de svenske tekster halter to uger efter de danske.
Guiden om Perfion PIM handler om det daglige arbejde efter go-live, og hvor små agenter kan tage det trivielle, så produktansvarlig kun ser undtagelserne.
Hvad agenter gør i jeres PIM
Et PIM giver jer ét sted at rette. Det fylder ikke felterne ud af sig selv. Det gør en agent med én opgave: den læser leverandørens data, udfylder attributterne, skriver en kladde til teksten og melder de varer, der mangler noget. En person godkender, før noget går live.
Eksempel med opdigtede navne og tal.
Agenten skriver i de felter, jeres PIM allerede har, og følger jeres arbejdsgang. Den læser fra hjernen, hvor ERP, PIM og webshop er samlet. Så kan den se, om varen findes, hvad den koster, og hvad den hed sidste sæson. Guiden om produktbeskrivelser med AI viser, hvordan tekstagenten skriver i jeres tone.
Jeres PIM-leverandør bliver
I skal ikke skifte PIM for at få agenter på. Leverandøren eller partneren driver PIM’en, opsætningen og opdateringerne som i dag. Vi bygger hjernen og agenterne ved siden af, i jeres egen cloud, med jeres team.
Vi har selv haft ansvaret for produktdata mellem et ERP og flere webshops, internt i en koncern med flere selskaber og markeder. Vi ved, hvordan det ser ud, når en kollektion skal online på flere sprog til fredag.
Fra første møde til jeres team driver agenten
Første møde
Gratis. Vi tegner, hvor jeres produktdata bor i dag: ERP, PIM, webshop og de regneark, der binder dem sammen. Har I ikke brug for et PIM, siger vi det.
Afklaring
Vi taler med indkøberen, produktansvarlig og e-handelsteamet, tæller timerne og skriver feltlisten. I får en fast pris på den første løsning.
Første løsning
Vi bygger den første agent med jeres team, fx den, der beriger nye varer, i jeres egen cloud og på rigtige data. Kategorichefen godkender alt, før det går live.
I overtager
Jeres team driver agenten og bygger den næste. Drifthåndbogen og ejerkortet viser, hvem der svarer for hvert felt.
Hvad er et PIM-system?
Et PIM-system (product information management) er det sted, hvor jeres produktdata bor: tekster, attributter, billeder, sprog og kategorier. ERP’en ejer varenummer, kostpris og lager, og PIM’en ejer alt det, der sælger varen. Webshop, marketplaces og katalog læser fra PIM og retter aldrig selv.
Hvornår vokser produktdata ud af ERP’en og webshoppen?
Når samme vare skal beskrives på flere sprog og i flere kanaler, og nogen kopierer felter mellem systemer. Tegnene er nye kollektioner, der tager uger at få online, og mål, der er forskellige fra butik til butik. Eller marketplaces, der afviser varer for manglende attributter.
Hvornår har vi ikke brug for et PIM?
Når I har ét marked, ét sprog, én webshop og et overskueligt sortiment med få attributter. Så kan Business Central eller Shopify bære teksterne. Har I ingen, der kan eje produktdata, bliver et PIM et dyrere regneark.
Hvad er det bedste PIM-system?
Det, der passer til jeres ERP, jeres sortiment og det team, der skal bruge det. Perfion og Struct er danske, Akeneo er kendt for sin open source-udgave, og inRiver er bygget til mange kanaler. Få en demo på 50 af jeres egne varer, før I vælger.
Hvordan vælger vi PIM-system uden at blive solgt et?
Tæl de timer, produktdata koster i dag, og skriv en liste over felter, ejere og kanaler. Bed leverandørerne vise systemet på jeres egne, besværlige varer. Spørg, hvordan I får alle data ud igen, og hvem der ejer integrationerne bagefter.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.