Månedsluk: hvad agenterne tager, og hvad controlleren signerer

Hvor går dagene i et månedsluk?

Spørg jeres controller, hvor mange timers arbejde der reelt er i et månedsluk, og læg det ved siden af antallet af dage, lukket tager. Forskellen er ventetid.

Bogholderen venter på kontoudtog fra fire banker. Controlleren venter på, at bankkonti er afstemt, før periodiseringerne giver mening. Datterselskabet venter på moderselskabets intercompany-fakturaer. Og alle venter på den ene leverandørfaktura, der kommer den 4.

Fast close, eller month end close på få dage, handler mest om at fjerne ventetid. Ligger forarbejdet klar om morgenen på dag 1, rykker hele kæden.

Regnskabsafslutning: agentens del og controllerens del

Hver agent har ét job: bankafstemningen, periodiseringerne, intercompany eller forklaringen på budgetafvigelser. De henter data fra hjernen, hvor Business Central, banken, indbakken og budgettet er samlet, og de lægger deres arbejde frem som kladder og lister. Bogføringen bliver hos jer.

Hver linje i højre kolonne har en person, der ejer den. Agenten skriver aldrig selv i finans, og den lukker aldrig en periode.

3.880 bankposter afstemt, før lukket begynder

Linjen kl. 05:43 er den vigtige. Fragtfakturaen mangler, så agenten bruger den regel, I har givet den, skriver det på listen og lader Henrik afgøre det.

Henrik starter dagen med en liste på otte punkter i stedet for et tomt regneark. Det, der før tog til dag 4, er færdigt før frokost på dag 1.

Bankafstemningen bestemmer, hvornår resten kan starte

Bankafstemning og månedsluk hænger sammen som første og andet led i en kæde. Så længe en bankkonto ikke stemmer, ved controlleren ikke, om en udgift mangler i finans eller bare er bogført forkert. Periodiseringer, likviditet og afvigelser bygger alle på, at banken er på plads.

En agent, der afstemmer hver morgen hele måneden, gør dag 1 lettere. Der ligger kun den sidste uges poster tilbage, og de uafklarede poster er gamle kendinge. Hvordan det fungerer med mange konti og flere selskaber, står under bankafstemning.

Hvad skal controlleren stadig godkende?

Alt, der kræver et skøn, og alt, der ændrer tallene. Agenten kan forberede en hensættelse til tab på debitorer, men det er controlleren, der vurderer, om Vestkyst Byg betaler. Det samme gælder nedskrivning af lager, bonusser og alt, revisor vil spørge til.

• Periodiseringskladden, før den bogføres. Over jeres beløbsgrænse ser controlleren hver linje.
• Intercompany-differencer, før de elimineres. Agenten finder dem, et menneske afgør, hvem der har ret.
• Kommentaren til ledelsen. Agentens udkast er et udgangspunkt, og controlleren sætter sit navn under.
• Lukningen af perioden. Den sker med controllerens bruger og bliver i loggen.

Agenten har læseadgang til finans og må lægge kladder klar. En navngiven person hos jer ejer den, fx controlleren. Hver handling står i en log med tidspunkt og årsag, som revisoren kan læse.

Business Central klarer meget af lukket selv

Meget af maskinrummet er allerede i Business Central. Periodiseringsskabeloner fordeler en faktura over flere måneder. Bankkontoafstemning matcher kontoudtog mod bankposter. Felterne Allow Posting From og Allow Posting To i finansopsætningen og brugeropsætningen styrer, hvilke datoer der må bogføres på.

Til årsafslutning lukker I regnskabsåret under regnskabsperioder og kører derefter Close Income Statement. Kørslen laver en kladde, der nulstiller resultatkontiene og flytter resultatet til egenkapitalen, når I bogfører den. Et lukket regnskabsår blokerer i sig selv ikke bogføring. Det gør datofelterne.

Business Central ser kun det, der er bogført. Fakturaen i indbakken og mailen fra datterselskabet om en kreditnota findes ikke for systemet, før nogen taster dem ind. Agenten henter det fra hjernen og lægger det ind som en kladde, som I bogfører. Har I flere selskaber i Business Central, er konsolideringen et kapitel for sig.

Når et hurtigere luk ikke er umagen værd

Har I ét selskab, én bankkonto og et luk på tre dage, er der ikke meget at hente. Det samme gælder, hvis ledelsen først læser tallene på bestyrelsesmødet den 15. Så er det rapporten, der skal blive bedre, og ikke lukket, der skal blive kortere.

En agent, der selv vurderer hensættelser, har I ingen grund til at stole på, og revisoren har heller ikke.

Mål jeres månedsafslutning, før I automatiserer den

På første møde, som er gratis, gennemgår vi jeres luk med controlleren: dag for dag, opgave for opgave. I afklaringen måler vi, hvor mange dage der er arbejde, og hvor mange der er ventetid, og I får en business case. Hvert trin har fast pris, aftalt før vi går i gang.

Første løsning er som regel bankafstemningen eller periodiseringerne, bygget med jeres team i jeres cloud. Når I overtager, tilføjer controlleren selv et tjek til listen, når revisoren beder om et.