Opgradering til Business Central: det, der knækker bagefter
Opgraderingen laver jeres BC-partner. Vi sørger for, at rapporterne og integrationerne virker bagefter. En Business Central opgradering fra NAV eller C5 flytter regnskabet, men rapporter på direkte SQL, gamle webshop-integrationer og årevis af historik følger ikke automatisk med.
Business Central opgradering: partnerens del og jeres del
Et opgraderingsprojekt fra NAV, eller Navision som mange stadig siger, har en klar kerne. BC-partneren flytter data, skriver jeres tilpasninger om og sætter miljøet op. Det, der hænger på NAV udefra, står sjældent i tilbuddet: rapporten, controlleren åbner hver mandag, og webshoppen, der henter lagertal hvert femte minut.
| Område | Hvem ejer det i dag | Hvad der knækker |
|---|---|---|
| Kontoplan, debitorer, kreditorer, varer | BC-partneren | Sjældent noget. Det er kernen i projektet. |
| Tilpasninger i NAV-koden | BC-partneren | Skal skrives om til extensions i AL. Nogle bliver droppet. |
| Rapporter på direkte SQL | Ofte ingen | Holder op med at virke i BC online. |
| Excel-ark med ODBC eller Jet Reports | Controlleren | Forbindelsen skal laves om og hvert ark testes. |
| Webshop, WMS og PIM-integrationer | Webbureauet eller IT | Bygget til NAV. Skal bygges om mod BC’s API. |
| Historik fra før skiftet | Ofte ingen | Bliver liggende i den gamle database, til nogen slukker den. |
De to linjer med »Ofte ingen« er dem, der koster mest. De bliver opdaget i ugen efter go-live, når månedsrapporten er tom.
Hvorfor jeres rapporter ikke virker i BC online
I NAV og i BC on-premises kunne alt læse direkte i SQL-databasen. Rapportværktøjer, Excel-ark, et datawarehouse, et lille script, som en tidligere kollega skrev. I Business Central online har I ingen adgang til databasen. Microsoft skriver det selv i sin vejledning om at trække data ud: i BC online er API’er den eneste understøttede måde at læse data på.
- Power BI-rapporter, der læser NAV-tabeller direkte, skal pege på BC’s API eller Microsofts Power BI-connector, og datamodellen skal ofte bygges om.
- Jet Reports findes til BC online, men forbindelsen går ikke længere direkte til SQL. Ark, der blev bygget på en SQL-forbindelse, skal pege om og tjekkes tal for tal.
- Excel-ark med en ODBC-forbindelse til NAV-databasen holder op med at opdatere, den dag I slukker den.
- Et datawarehouse, der kopierer tabeller fra SQL hver nat, skal hente via API i stedet.
Lav en liste over hver rapport, der bruges mindst en gang om måneden, og hvem der ejer den. Det tager controlleren en eftermiddag, og det er den liste, der afgør, om første månedsluk i BC tager fire dage eller fjorten.
NAV-integrationer til webshop og lager skal bygges om
En integration fra NAV-tiden gør en af tre ting. Den læser direkte i databasen, lægger filer på en server eller kalder en web service fra en tilpasning. Ingen af de tre veje kan flyttes uændret til BC online. Webshoppen skal have lagertal, priser og ordrestatus gennem BC’s API, og de felter, den gamle integration læste, findes måske ikke længere med samme navn.
Find dem alle
Kig i NAV efter web services, jobkøer og brugere, der logger ind fra andre systemer. Spørg webbureauet, hvad shoppen henter, og hvor ofte.
Beslut pr. integration
En standard-connector, en ny integration mod API’et eller en data gateway, som flere systemer kan læse fra. Webshoppen har sin egen side om netop det valg.
Test med rigtige ordrer
Kør en uges ordrer fra den gamle shop igennem testmiljøet, og sammenlign lagertal og fakturaer med NAV, før I slår om.
Giv hver integration en ejer
Én person får besked, når en ordre ikke kommer over i BC, og ved, hvem der retter den.
C5 migrering: hvad Microsofts værktøj tager med
Kommer I fra C5, har Microsoft en gratis extension til datamigrering fra Dynamics C5 2012. Den flytter mere, end mange tror, men salgshistorikken bliver i C5.
| Følger med | Bliver i C5 |
|---|---|
| Debitorer, kreditorer og varer med priser, rabatgrupper og dimensioner | Lukkede debitor-, kreditor- og vareposter |
| Kontoplanen og finansposter efter en dato, I vælger | Finansposter før datoen, som lander som én samlet linje pr. konto |
| Åbne poster på debitorer, kreditorer og varer | Gamle fakturaer og salgshistorik pr. debitor og vare |
| Valutakurser på åbne poster i fremmed valuta | Alle andre valutakurser |
Saldiene er på plads fra første dag. Men vil indkøberen se, hvad en vare solgte i 2022, ligger svaret i C5. Det samme gør en debitors køb de sidste fem år. Det samme gælder NAV, når partneren kun flytter åbne poster for at holde projektet nede.
Hvor jeres historik skal bo efter skiftet
Den dyre løsning er at holde den gamle server og licens kørende, så nogen kan logge ind en gang om kvartalet. Den bedre er at trække historikken ud én gang. Den lægges i en dataplatform i jeres egen cloud, ved siden af de nye data fra BC. Så kan Power BI og hjernen svare på »hvad solgte vi i marts 2021« uden at nogen ved, hvilket system tallet kom fra.
Eksempel med opdigtede tal.
Agenten flytter ikke noget i BC. Den læser og sammenligner. Torben er regnskabschef og ejer afstemningen. Efter tre lukninger uden afvigelser kan I slukke den gamle server.
Tjekliste før I skriver under med partneren
- Hvilke rapporter læser i dag direkte i NAV- eller C5-databasen, og hvem ejer hver af dem?
- Hvilke systemer henter eller skriver data i NAV: webshop, lager, PIM, bank, EDI?
- Hvor mange års historik flytter partneren, og på hvilket detaljeniveau?
- Hvor skal resten ligge, og hvem kan slå op i den om tre år?
- Hvem tester første månedsluk mod den gamle saldobalance?
- Står de ting i partnerens tilbud, eller står de som »uden for scope«?
Det er de spørgsmål, vi tager på et første møde, når en opgradering er på vej. Vi laver ikke selve opgraderingen. Vi bygger det, der skal virke omkring den, med jeres team og til fast pris, aftalt før vi går i gang.
Når I kan nøjes med partnerens projekt
Bruger I standardrapporterne i BC og har en webshop med en færdig connector, er der intet at bygge. Gammel historik kan ligge i en eksport. Spar pengene. Det samme gælder, hvis I bliver på BC on-premises, hvor SQL-adgangen stadig findes. Så knækker rapporterne først den dag, I flytter til skyen.
Hvad går i stykker, når vi opgraderer fra NAV til Business Central?
Kernen i regnskabet flytter partneren. Det, der knækker, hænger på NAV udefra: rapporter på direkte SQL, Excel-ark med ODBC, integrationer til webshop og lager og historik, der ikke flytter med. Tilpasninger i NAV-koden skal skrives om til extensions i AL.
Hvorfor virker vores rapporter ikke i BC online?
I Business Central online er der ingen adgang til SQL-databasen. Microsoft skriver, at API’er er den eneste understøttede måde at læse data på. Rapporter, der læste direkte i NAV-databasen, skal pege på API’et, Power BI-connectoren eller en dataplatform i stedet.
Hvad sker der med vores historik, når vi skifter fra C5?
Microsofts C5-migrering flytter stamdata, kontoplan, åbne poster og finansposter efter en dato, I vælger. Ældre finansposter bliver lagt sammen til én linje pr. konto, og lukkede debitor- og vareposter bliver i C5. Vil I kunne se gammel salgshistorik, skal den trækkes ud og gemmes et andet sted, fx i en dataplatform.
Hvad gør vi selv, og hvad gør BC-partneren?
Partneren flytter data, skriver tilpasninger om og sætter BC op. Rapporter, integrationer og historik står ofte uden for tilbuddet, så aftal det skriftligt. Det, ingen ejer, lander på controllerens bord i måneden efter go-live.
Virker Jet Reports med Business Central online?
Ja, Jet Reports findes til BC online, men forbindelsen går ikke direkte til databasen, for den er der ingen adgang til. Ark, der blev bygget på en direkte SQL-forbindelse til NAV, skal pege om og tjekkes, før I stoler på tallene.
Hvor forsvinder jeres timer?
Tag den opgave med, der stjæler flest. Så siger vi ærligt, om agenter kan tage den, og hvad det kræver af jer.